Archives du mois : avril 2012

Création d’un comité

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Avant d’établir un comité, un conseil devrait réfléchir aux points suivants :

Les comités varient selon le modèle du conseil
Le modèle du conseil a un effet sur la structure du comité. Il détermine si le but du comité est simplement de soutenir le travail du conseil ou s’il lui incombe de soutenir la prestation du service auquel le comité s’intéresse.

Le conseil doit définir le mandat du comité
Le conseil détermine les comités dont il a besoin pour accomplir le travail nécessaire et approuve le mandat de chacun. Le mandat comprend l’information suivante : un énoncé qui décrit clairement l’objet du comité; un calendrier de travail; la composition du comité (c’est-à-dire les types de personnes recherchées, par exemple : un infirmier, un représentant syndical, un retraité, un avocat); de qui relève le comité; les responsabilités principales.

Sélection du président du comité
Le président du conseil peut inviter quelqu’un à devenir président d’un comité ou les membres du comité peuvent choisir leur président. Le choix du président du comité est un facteur déterminant de l’efficacité du comité. C’est le président qui donne le ton, imprime le rythme du travail et établit les stratégies. Il doit bien connaître les objectifs de l’organisation ainsi que le rôle de son comité dans l’atteinte des objectifs. C’est lui qui délègue et coordonne le travail et qui établit un climat qui favorise la réflexion et la discussion.

Sélection des membres du comité
Les membres du comité peuvent être nommés soit par le conseil, soit par le président du comité. Il est essentiel que les membres connaissent bien les objectifs du comité et les compétences de chaque membre qui permettront d’atteindre ces objectifs. Il est intéressant de savoir que beaucoup de conseils considèrent qu’un comité constitue pour un membre un bon milieu où apprendre à connaître une organisation avant une nomination éventuelle au conseil. Un comité est donc un bon endroit où les futurs membres du conseil peuvent faire leurs classes et constitue pour un conseil un véhicule de sélection qui lui permet de planifier sa relève.

Soutien du personnel
Les présidents, afin de pouvoir travailler efficacement, ont généralement besoin du soutien des membres du personnel. Ceux-ci doivent donc travailler de près avec le président et participer à la préparation des ordres du jour, lui fournir toute l’information requise pour qu’il travaille avec efficacité et, au besoin, lui donner des conseils et des recommandations.

Production de rapports
Le conseil reçoit des rapports des comités et leur donne suite. Il peut s’agir de rapports périodiques, destinés à faire part au conseil de l’évolution des travaux, ou d’un rapport définitif que le comité produit lorsqu’il a accompli ses tâches. Le rapport comprend des conclusions et des recommandations.

Évaluations périodiques
Les évaluations périodiques font en sorte que le mandat soit respecté, mais aussi révisé au besoin. Elles permettent au conseil d’assurer la bonne direction des affaires ainsi que le renouvellement des membres. Elles doivent avoir lieu périodiquement.

Publié avec la permission de CC – UWC

 

“Le Regroupement des centres de la petite enfance de la Montérégie (RCPEM) et Réseau C.A. ont conclu une entente qui apporte une première clé quant à la volonté commune de développer des réflexes écologiques”

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Saint-Hubert, le 27 avril 2011 – Soucieux de réduire sa consommation de papier et d’adopter des attitudes plus respectueuses de l’environnement, le Regroupement des centres de la petite enfance de la Montérégie (RCPEM) et le Réseau C.A. ont conclu une entente qui apporte une première clé quant à la volonté commune de développer des réflexes écologiques. La plate-forme internet proposée par Réseau C.A. représente pour les CPE de la Montérégie et leur Regroupement une solution plus que positive en ce sens.
Ainsi, cherchant à améliorer ses communications et à développer toujours plus l’efficacité de ses services de soutien aux gestionnaires et aux administrateurs, le RCPEM peut ainsi, par cette entente, bénéficier d’un outil performant qui répond aux besoins des CPE.

L’immense diversité de ces CPE est une grande richesse, mais elle oblige leur Regroupement à user d’imagination pour trouver des outils toujours plus adéquats. La directrice du RCPEM, madame Claudette Pitre-Robin, précise que « la plate-formeRéseau C.A se présente à notre réseau de CPE comme un moyen de communication qui facilite la participation de tous à la vie associative et qui valorise l’implication de nos membres par un accès plus direct aux autres CPE. Il est essentiel d’offrir de tels outils surtout quand on sait que les directions générales sont souvent isolées, autant par la nature de leur tâche qu’à cause de la vaste superficie de notre région! »
Réseau C.A. permet également de transférer l’acquisition de connaissances et de soutenir le développement de pratiques innovantes par l’échange privilégié et de partage d’expertise pour les directrices générales des CPE. Ainsi, le président de Réseau C.A., monsieur Jean-Marc Félio, précise : « Comme entrepreneur social, je me suis donné comme mission de soutenir les entreprises et les organismes de la société civile en leur offrant les outils performants qui améliorent l’efficacité et la gouvernance de leurs CA et les aident à maintenir leurs services essentiels. Réseau C.A. pave la voie pour une Saine Gouvernance! ».
Dès le mois de mai 2011, le conseil d’administration du RCPEM et celui de trois CPE pilotes et les directions générales des CPE membres fonctionneront sur la plate-forme Réseau C.A. pour l’ensemble de leurs activités administratives. Puis, dès septembre, le réseautage poursuivra son déploiement avec les conseils d’administration des 125 CPE membres qui le souhaiteront. Une belle victoire pour l’environnement, et un grand pas pour le soutien des administrateurs de CPE.

Source : Regroupement des centres de la petite enfance de la Montérégie et Réseau C.A.
Informations :

Nathalie Sapina, relations publiques RCPEM 514-887-9252
Jean-Marc Félio, président Réseau C.A. 514-664 5377

http://www.leadingboards.com

Evaluer la performance du conseil d’administration

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L’évaluation de la performance du conseil d’administration ou de chaque administrateur de façon individuelle est une tâche qui peut s’avérer complexe. En effet, on ne peut pas évaluer les performances du conseil comme on évalue celle d’un employé ou d’une entreprise. Il faut alors trouver d’autres bases d’évaluation.

L’auto-évaluation :
Il est souvent difficile de prendre du recul sur les décisions ou le travail effectués. Cependant une auto-évaluation régulière du conseil est nécessaire. En effet ceci permet à celui-ci de s’interroger sur ses performances et la qualité de son travail. Pour être pertinente cette auto-évaluation doit avoir lieu au moins une fois par an. Elle peut être menée par la secrétaire corporative ou par un comité de gouvernance suivant la taille de l’organisation. Elle peut porter sur le rôle du Conseil d’administration, ses activités, ses membres. Elle permet de décider si celui-ci a bien rempli sa mission et de juger de la qualité des documents et processus qui influencent sa performance. Cependant une auto-évaluation n’est pas suffisante pour évaluer de manière  précise la performance du conseil.

Une évaluation indépendante :
Faire appel à un consultant indépendant permettra une meilleur évaluation de la performance du conseil et de ses membres. Une évaluation indépendante donne au conseil un point de vue extérieur qui n’est pas permis par l’auto-évaluation. Encore une fois par nécessité de pertinence, une évaluation indépendante devrait être effectuée au moins tous les deux ans (la durée d’un mandat étant de trois ans).

Quelques critères d’évaluation :
Voici une liste non exhaustive de critères pouvant être utilisés pour évaluer la performance du conseil :

Le taux de participation aux réunions.
La fréquence et la durée des réunions (respect des critères préétablis).
Qualité du travail d’équipe (qualité des échanges, fréquence des échanges, partage d’informations, etc.).
Le travail des comités a-t-il lieu suffisamment en amont pour permettre une réunion du conseil efficace ?
La taille du conseil et le nombre de comités est-il en accord avec la taille de l’organisation ?

Voici deux documents vous permettant d’effectuer une évaluation de votre conseil d’administration (peut être utilisé également pour un comité). Les évaluations du conseil d’administration sont plus une tradition anglo-saxonne que latine.

Questionnaire Pour Evaluer La Performance Du Conseil D’Administration 

Document publié par le gouvernement de l’Ontario.

Comment rédiger un procès verbal

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Procès-verbal

Compte tenu des responsabilités juridiques du conseil, il importe que ses décisions soient officiellement consignées. Dans certains cas, ces décisions figurent dans les procès-verbaux comme ayant fait l’objet d’un accord, sans proposition, appui et vote en bonne et due forme. Dans d’autres cas, toutefois, lorsqu’il s’agit de questions financières et juridiques, mieux vaut avoir recours à une motion officielle. Dans tous les cas, la décision doit être clairement consignée dans le procès-verbal et sa formulation doit être approuvée par le conseil. Certains conseils inscrivent dans les procès-verbaux les décisions ainsi que la teneur de la discussion. Un tel procédé peut être utile non seulement pour les personnes qui ont manqué la réunion, mais aussi pour les futurs membres du conseil qui souhaiteront comprendre les raisons qui ont sous-tendu les décisions. Malgré son utilité cependant, il peut se révéler lourd et ne doit pas être vu comme le seul moyen de véhiculer l’information.

Afin de fournir un rapport précis et utile, la personne responsable de la rédaction du procès-verbal doit prendre soin de :

- Noter les décisions prises au cours de la séance et indiquer la méthode utilisée (accord, vote officiel au moyen d’une motion qui a été proposée, appuyée et approuvée, etc.)
- Noter quelles personnes sont responsables de chaque mesure de suivi
- Rédiger un résumé faisant ressortir les sujets abordés au cours de la réunion

Il existe diverses façons pour le conseil de déléguer la responsabilité de la rédaction du procès-verbal, à savoir :

- Le conseil désigne un membre du personnel (par exemple, un adjoint administratif) pour préparer un projet de procès-verbal qui sera vérifié par le secrétaire du conseil
- Le conseil confie cette rédaction au secrétaire du conseil
- La responsabilité de la rédaction est confiée aux membres du conseil par rotation

Voici quelques documents utiles à la rédaction d’un procès verbal : 

Modèle de présentation d’un procès verbal : Exemple de procès verbal

Prise de notes pour un procès verbal : Procès verbal – prise de note

Publié avec la permission de CC – UWC

Facebook : une gouvernance controversée

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Facebook : une gouvernance controversée
Photo : Agence France-Presse Justin Sullivan

 

A l’heure où l’introduction en bourse de Facebook approche, de nombreuses questions se posent et un certain nombre de griefs ont été fait à l’encontre de la gouvernance de Facebook.

La directrice de la gouvernance de la California State Teachers’ Retirement System (CalSTRS), s’est adressée directement à Mark Zuckerberg, déplorant l’absence de femme au CA de Facebook. La CalSTRS a également révélée  ses inquiétudes quant au nombre d’administrateurs siégeant au CA de Facebook, trop peu nombreux étant donné la taille de l’organisation.

D’autres s’inquiètent également du fait que Mark Zuckerberg devienne à la fois CEO et président du conseil d’administration. Cette double casquette inquiète, en effet la direction de Facebook sera totalement centralisée. De plus il se réserve le droit de nommer son successeur le moment venu. Le fondateur et dirigeant de Facebook détient aujourd’hui 28% des actions de Facebook, représentant pas moins de 57% des votes.

On peut penser que ce sont des situations qui sont loin de nous, qui ne nous concernent pas vraiment, qu’il ny a pas lieu de s’inquiéter… mais ce n’est pas le cas. Des modèles à la Facebook s’appellent aussi Newscorp, Olympus et un peu plus loin Enron, Worldcom, Nortel, Vivendi-Universal. Et ces “modèles” affectent pas mal de monde, parlez-en au millions d’employés et au millions de retraités qui ont vu leurs pension fondre ou disparaître…

Plus de femmes au CA d’une banque la rendrait-elle plus risquée ?

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D’après une étude récente de la Bundesbank, effectuée auprès d’entreprises financières allemandes, une forte proportion de femmes dans un CA aurait une influence négative sur la propension de l’organisation à adopter une stratégie risquée. 

Voici l’étude tant controversée de la Bundesbank:

Etude de la Bundesbank

Votre conseil à la pointe de la technologie ?

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La présence de technologies dans les salles de conseils est un phénomène de plus en plus répandu dans les moyennes et grandes organisations. D’après une étude effectuée par Deloitte auprès des administrateurs de grandes compagnies cotées, la prise de conscience de l’importance  des technologies et des bénéfices potentiels que le conseil peut en retirer n’est plus à faire. En effet 79% d’entre eux confirment une utilisation croissante de la technologie.

Le conseil d’administration 2.0…
Indicateur récent mais pas des moins importants, 19% des grandes sociétés cotées ont fournit à leurs administrateurs des iPad et autres appareils avec un application pour accéder au conseil. D’ailleurs 66% des sociétés interrogées ont révélé posséder ou vouloir posséder un portail pour la gestion de leurs conseils. Cela met en avant le désir des administrateurs d’être de plus en plus connectés à leur conseil et mieux informés. Ces différents outils permettent en effet d’effectuer plus facilement son devoir de diligence (diligent). Un exemple flagrant de cette tendance est d’ailleurs l’utilisation de l’iPad pour la consultation d’archives du CA et l’annotation des documents inclus dans l’ordre du jour. Ces outils permettent de travailler partout et surtout de le faire efficacement. Que se soit en taxi, en avion, dans le métro ou même le soir comfortablement installé dans son lit, il est maintenant possible d’accomplir son devoir de diligence (diligent)…

LinkedIn, Facebook, Twitter : vers un conseil connecté ?
Malheureusement, les administrateurs ne sont pas encore si “branchés” qu’on pourrait le croire. 58% des sociétés ayant répondu à l’étude faite par Deloitte ont indiqué que les membres de leur conseil ne sont pas présents sur les réseaux sociaux tels que LinkedIn, Facebook ou encore Twitter. Ce chiffre n’est pas inquiétant mais un effort important est à faire, surtout quand on connaît les bénéfices qui peuvent en être retirés.


Danone : la gestion des risques, valeur ajoutée pour le management

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Cet article du quotidien “Les Echos”, met en évidence l’importance et les bénéfices pour une organisation à avoir une gestion des risques avancée. Ici, c’est le cas du groupe Danone qui est évoqué, cependant la gestion du risque est l’affaire de toute organisation.

“Telle une vestale, elle protège Danone et l’ensemble de ses parties prenantes. Baptisée Vestalis, la méthodologie de cartographie des risques du groupe agroalimentaire s’inscrit dans une politique globale d’identification qui a été mise en place dès 2002.

« Cet outil vise à assurer au mieux la défense du patrimoine de l’entreprise et de celui de nos actionnaires, et à respecter l’intérêt des salariés, des consommateurs, des clients, des fournisseurs, de l’environnement… », détaille Philippe Hellich, directeur de la gestion des risques, du contrôle et de l’audit internes chez Danone.

Aujourd’hui, la quasi-totalité des filiales du groupe (160 entités industrielles ou commerciales dans le monde) bénéficie de cette cartographie qui permet d’identifier les risques stratégiques et opérationnels, ainsi que les faiblesses éventuelles dans les processus des sociétés couvertes. « Plus de 100 filiales, soient 90% du chiffre d’affaires de Danone, établissent des cartes de risques au niveau local », souligne le directeur de la gestion des risques. Ce qui permet de définir des actions préventives ou correctives, à l’échelle locale ou globale. « Notre système, qui ne cesse de s’affiner depuis dix ans, apporte une vraie valeur ajoutée au groupe. Largement connu par nos collaborateurs, il est même source de valeur ajoutée pour l’ensemble des échelons du management », poursuit-il.

Caractéristique de la stratégie de gestion des risques de Danone : la mobilisation des opérationnels. « Notre système ne vit pas en vase clos. Nous travaillons de manière coordonnée avec les directeurs généraux et financiers des filiales, mais aussi avec les gestionnaires de crise, de manière à ce qu’aucun risque ne puisse être ignoré, explique Philippe Hellich…”

Pour lire la suite de l’article: Les Echos


Conseil d’administration et confidentialité

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Dans de nombreuses organisations, la confidentialité et la protection de l’information sont des enjeux majeurs. Cependant on constate que le “facteur humain” est souvent à l’origine des problèmes et certaines mauvaises habitudes mettent en péril la protection de l’information.

Le choix de votre mot de passe : 

 
Par facilité et surtout par peur d’oublier on choisit un mot de passe simple tel que sa date de naissance ou encore le tristement célèbre (pour la protection de vos données) “123456″. Si votre mot de passe ce trouve dans l’image ci-dessus, il serait très judicieux de changer. Il existe aujourd’hui des solutions très simples afin de créer un mot de passe digne de ce nom. Utiliser un générateur de mots de passe comme www.generateurdemotdepasse.com vous permet de faire cela rapidement.

Combien de mots de passe ?
Idéalement il est préférable d’avoir un mot de passe pour chaque compte que vous possédez. Un mot de passe unique permet d’avoir accès à toutes vos données très rapidement, mais vous vivez alors très dangeureusement. Au moins choisissez-en trois: un pour vos comptes sans trop d’importance, un pour des compte important et le dernier pour une sécurité infaillible (pour votre conseil d’administration (board portal) ou vos comités).  Encore une fois le générateur de mot de passe vous simplifiera la tâche.

Différents mots de passe c’est bien, mais comment les mémoriser ?
Une erreur à éviter est de stocker vos mots de passe sur votre ordinateur ou votre téléphone dans un simple fichier texte. Le mieux est d’utiliser un logiciel comme Keepass qui crypte et gère tous vos mots de passe sur votre ordinateur. Pour les utilisateurs d’un iPad ou d’un iPhone il existe l’application Lockbox qui vous permettra d’emporter avec vous tous vos mots de passe et ce de manière sécurisée !


Gouverner un Organisme à But Non Lucratif (OBNL) : un grand défis

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La gestion d’un OBNL peut s’avérer être un grand défis. En effet celui-ci doit à la fois remplir sa mission et disposer de l’argent nécessaire à son fonctionnement courant, tout en pensant aux investissements futurs qu’il devra faire.

Bien choisir le candidat à la direction générale :Le choix du directeur général est pour toute organisation, un moment important où il est difficile de choisir le bon candidat. Dans ce domaine, on choisit souvent à tord le candidat qui semble être le plus motivé. Il est naturel de penser que ceci est le bon choix puisque celui-ci va se dévouer au bon fonctionnement de l’OBNL. Cependant il s’avère que cela n’est pas suffisant. Comme il est dit un peu plus haut, la gestion d’un OBNL est particulièrement compliquée, ainsi il est nécessaire de choisir quelqu’un possédant un minimum de formation et de qualification.

Le financement : un enjeu majeur difficile à relever :Tous les OBNL sont concernés par ce problème. Il est de plus en plus difficile de se financer. Les différentes subventions qui permettent de faire vivre les OBNL disparaissent ou du moins ne font que décroître. Un point déterminant souvent oublié par ces organisations, est la diversification des sources de financement. Dépendre d’une source de financement unique met en péril la pérennité de l’organisation. Explorer et analyser l’environnement de l’organisation, ceci permet de découvrir les multiples sources de financement.

Le choix des administrateurs : une source clé pour le financement : Trop souvent on oublie que le choix des administrateurs est essentiel  pour le financement de son OBNL. Choisir des administrateurs influents permet de s’assurer de la pérennité financière de l’organisation. Un bon administrateur pourra vous apporter de manière directe ou indirecte des fonds grâce à son « carnet d’adresse »… Pensez-y !