Voici un excellent article sur les enjeux de la transparence de l’information au sein des conseils d’administration suite à la publication de l’institut français des administrateurs d’un rapport sur l’information de l’administrateur. L’article « Administrateurs : le droit d’être informé ! » a été publié le 27 janvier 2011 sur le blogue le labrador par Andréa Bonhoure.

Petit rappel, L’Institut français des administrateurs (IFA)(dont Alain Martel, est le secrétaire général ) est une association qui contribue à une meilleure gouvernance des entreprises de toutes tailles, cotées ou non cotées, de sociétés mutualistes, coopératives et publiques, associations, fondations, en apportant aux administrateurs les moyens d’exercer pleinement leurs fonctions.

«  L’institut français des administrateurs présente aujourd’hui le résultat de ses travaux sur l’information de l’administrateur. Nous avons demandé à Bernard Dufau, ancien président d’IBM France, administrateur de France Télécom et de Dassault Systèmes de nous expliquer les enjeux attachés à ces réflexions.

Labrador : Vous avez piloté le groupe de travail de l’IFA intitulé : « De quelle information l’administrateur a-t-il besoin et sous quelle forme peut-il y accéder ? ». D’où est née l’idée de cette réflexion ?

Bernard Dufau : Le président de l’IFA, Daniel Lebègue, a estimé, au vu des travaux déjà réalisés par l’IFA, qu’il était nécessaire de se pencher sur ce sujet. En tant qu’administrateur, je sais d’expérience que l’information est fondamentale au bon fonctionnement du conseil d’administration, mais cette question malheureusement n’est que rarement abordée dans les débats sur la gouvernance. C’est pourquoi nous sommes tombés d’accord sur la nécessité d’amorcer une réflexion sur l’information de l’administrateur afin d’aider nos membres à remplir au mieux leurs fonctions et faire ainsi progresser les pratiques de place sans avoir besoin de recourir à l’intervention du législateur.

Le document qui dresse le bilan de vos travaux présente l’information de l’administrateur à la fois comme un droit et un devoir. Pouvez-vous nous en dire plus ?

La tâche de l’administrateur n’est pas facile dans la mesure où il passe évidemment beaucoup moins de temps que la direction à l’intérieur de l’entreprise, ce qui crée une situation d’asymétrie d’information. Il doit donc collecter et assimiler un grand nombre d’informations, tant sur le fonctionnement de l’entreprise elle-même que sur son environnement, notamment réglementaire, et ce, alors qu’il est seul et sans logistique particulière. C’est pourquoi il nous est apparu indispensable d’attirer l’attention sur le fait que l’administrateur a besoin d’une information pertinente, de qualité, délivrée au bon moment, afin de pouvoir prendre une position en toute connaissance de cause. C’est un droit. En contrepartie, il a des devoirs. Il doit étudier toute cette documentation, se renseigner par lui-même, maitriser les techniques d’information et aussi garantir la confidentialité des données qui lui sont transmises.

Précisément sur les techniques d’information, vous évoquez en effet dans le document la nécessité de recourir à tous les outils technologiques utiles, quitte à se former si nécessaire à leur utilisation. Internet joue évidemment un rôle majeur, mais qu’en est-il de la sécurité ?

Nos travaux sur l’information de l’administrateur ouvrent la voie à de nombreuses pistes de réflexion.  Il est vrai qu’on ne peut évoquer l’échange d’information sans se préoccuper de leur sécurité. Cela correspond d’ailleurs à un besoin de l’administrateur sur lequel il conviendra de se pencher avec l’aide d’experts en informatique. Pour l’heure, les réflexions générales se concentrent davantage sur l’entreprise que sur ses administrateurs.

Votre rapport propose un tableau de bord de l’administrateur et du conseil assortis d’indicateurs.

Il s’agit de recenser de façon claire et synthétique l’ensemble des documents indispensables à l’administrateur au titre de la stratégie de l’entreprise, la maitrise des risques et la conformité, les éléments financiers, l’éthique et la gouvernance, l’environnement, l’humain et le social. Pour chaque domaine, nous avons listé les informations utiles et proposé que les conseils précisent par des codes couleur leur niveau de disponibilité. Si l’on parvenait déjà à ce que les entreprises soient en mesure de fournir aux membres des conseils d’administration l’ensemble des documents recensés dans ce tableau, on aurait fait un grand pas dans le sens d’une meilleure gouvernance. Pour l’instant, il y a encore des progrès à faire…

Les bonnes pratiques que vous décrivez concernent le conseil d’administration en général. Pourquoi ne pas les avoir déclinées pour chaque comité du conseil ?

Parce que l’essentiel est que le conseil ait accès à l’ensemble des informations. Libre aux entreprises d’adapter le tableau de bord que nous proposons en l’affinant par des données relatives à chaque comité. Il est évident que les informations sur les éléments financiers seront observées plus attentivement par le comité d’audit. Le plus important au stade où nous en sommes est qu’elles soient disponibles.

Propos recueillis par Andréa Bonhoure »

À travers cet article, nous constatons toute l’importance pour les conseils d’administration de pouvoir accéder rapidement et de manières sécurisées à leurs informations. Comme l’article le mentionne : l’utilisation des nouvelles technologies et d’internet se révèle être un atout en terme de diffusion et d’échange d’information. La solution de portail web que propose Leading Boards est une bonne alternative pour les conseils d’administration qui souhaite accéder à leur information partout et en tout temps, en préservant la confidentialité des documents et de l’information.

Dans un contexte où les obligations des conseils d’administration sont de plus en plus importantes, il est intéressant pour eux d’adopter le concept de conseil sans papiers.

Source de l’article : « Administrateurs : le droit d’être informé ! » par Andréa Bonhoure