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Le conseil sans papier, l’avenir d’une bonne gouvernance!

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Est-ce un outil fiable pour améliorer sa performance ? Permet-il de se conformer aux lois SOX et C-198?

Le passage à une plateforme de Gouvernance Web qui facilite l’échange d’information entre membres du conseil d’administration et de comités comporte de nombreux avantages : réduction des coûts de traitement et de diffusion, accélération de la circulation de l’information, accès en tout temps et en tous lieux aux documents courants et aux archives, un traitement de l’information plus écologique.

D‘autre part, La sécurisation des données, la stabilité et la performance de ces nouveaux environnements informatiques, la conformité aux lois et aux réglementations sont autant de dimensions essentielles pour lesquelles il existe des solutions techniques.

Cependant  les conseils d’administration étant composés de membres, dont les connaissances informatiques, sont très variables, la résistance au changement est souvent l’un des premiers facteurs d’échec du passage au numérique. Cependant, différents moyens s’offrent à nous pour atténuer les difficultés (formation, utilisation de logiciel facile d‘accès).

Ainsi, les administrateurs aimeront travailler avec des documents plus volumineux s’ils sont convertis dans un format universel qui peut facilement être récupéré et annoté. Il en va de même si on leur propose des ordres du jour munis d’hyperliens, des outils de recherche efficaces et simples à utiliser et des formules conviviales de navigation.

Acceptons par ailleurs que le changement ne soit pas instantané. Il est possible qu’un conseil d’administration doive fonctionner à deux vitesses pendant un certain temps, quelques personnes préférant continuer de recevoir des documents papier. Misons alors sur l’effet de démonstration, la curiosité, l’assimilation progressive des nouvelles techniques et les formations sur mesure pour que ces administrateurs découvrent peu à peu les avantages de la plateforme de Gouvernance Web (C’est aussi l’expérience vécue par les clients de Leading Boards.).

Pour tout lire: La gouvernance Web : enjeux et finalité

Attention DANGER – Le PATRIOT Act…

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Parcourant le web à la recherche d’informations supplémentaires sur le Patriot Act, (cette fameuse loi qui fait tant parler la communauté web) je suis tombé sur le blog de Cloud Magazine qui analyse les effets de ce document.

Pour rappel, la législation résultant de la mise en œuvre de l’USA Patriot Act (Uniting and Strengthening America by Providing Appropriate Tools Required to intercept and Obstruct Terrorism Act) du 26 octobre 2001 prolongée jusqu’en juin 2015, impose aux entreprises américaines certaines obligations permettant aux services de sécurité américains d’accéder aux données. Il n’est plus nécessaire d’obtenir une autorisation judiciaire pour mettre en place une surveillance électronique.

Dans ce cas, il est impératif de s’interroger sur l’impact de cette loi au Canada et ailleurs dans le monde. La confidentialité et la protection des données stratégiques des entreprises sont menacées.

Le Conseil du trésor du Canada a posté cet avis: “ Lorsqu’un fournisseur est choisi pour administrer des renseignements personnels et qu’une partie de son exploitation, y compris les sous-traitants, est à l’extérieur du Canada, les lois de l’autre pays (ou des autres pays) peuvent s’appliquer aux renseignements conservés ou accessibles électroniquement dans le pays étranger. Si on engage une société des États-Unis ou ayant des liens avec les États-Unis, le USA PATRIOT Act pourrait s’appliquer. 

Cette information est publiée sur le site du Conseil du trésor du Canada: http://bit.ly/KIRHjg

La protection des données est plus particulièrement pertinente pour les CONSEILS D’ADMINISTRATION qui utilisent aujourd’hui un conseil sans papier, avec l’aide d’un outil internet appelé aux USA : Board Portal. Les “Board Portals” de compagnies américaines comme Diligent Boardbooks, Directors Desk et Boardvantage sont concernés par cette loi. Ce sont donc les données des CA Canadiens qui sont à risque.

Le bras long…
Même si une société américaine possède des serveurs à l’étranger, le Patriot Act s’appliquera de la même manière,ainsi considérée comme une extension de l’entreprise. Cette dimension du Patriot Act est peu connue, mais elle a soulevé de nombreuses questions en Europe (lire ”L’aveu de Microsoft”).

Un hébergeur américain en s’installant en Europe n’est plus soumis au Patriot Act ?
La réponse est non…

Sur le site web du Cloud magazine, on nous explique que le Patriot Act concerne également les données stockées en Europe par les entreprises Américaines.

Le site Silicon.fr et ses experts sont encore plus précis dans l’analyse :
« Il impose aux entreprises de droit américain, ainsi qu’à leurs filiales dans le monde, et aux serveurs hébergés sur le territoire des États-Unis quelle que soit la nationalité des entreprises qui les exploitent, ainsi qu’aux données hébergées en Europe par des sociétés de droit américain, des obligations permettant aux services de sécurité américains d’accéder à des données à caractère personnel »

Autrement dit, toutes informations traitées par une entreprise américaine sur des serveurs en Europe peuvent être consultées par le gouvernement US invoquant le Patriot Act.

Ce qui va en contradiction avec les règlements et circulaires de la Commission Européenne. Google et Microsoft ont d’ailleurs avoué être dans cet état de fait.
Par ailleurs, les membres du parlement Européen demandent des éclaircissements et examinent à l’heure actuelle, quelle attitude comptent adopter les législateurs dans le conflit qui oppose la directive européenne sur la protection des données (Directive 95/46/EC) au Patriot Act américain.
cio-online.com

Heureusement, pour les entreprises Canadiennes, la réglementation est toute autre. Toutes données sauvegardées par une entreprise Canadienne comme Leading Boards, est assurée qu’aucun accès à ses serveurs  ne sera autorisé sans un jugement.