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Un conseil sans papier accroît l’efficacité !

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Adopter un conseil sans papier pour votre conseil d’administration ne signifie pas seulement remplacer vos supports papiers par un outil électronique ! Il s’agit d’avoir accès à de nouvelles fonctions et d’outils, plus d’informations et d’échanges tout en s’inscrivant dans une initiative environnementale.

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Un conseil sans papier, quels avantages concrets pour votre conseil d’administration ?

  • Un accès INSTANTANÉ partout en tout temps

Un conseil sans papier est un portail collaboratif et sécurisé accessible depuis Internet. Cela signifie que vous soyez à Montréal, Paris où bien ailleurs, utilisant votre ordinateur, tablette ou iPad, vous aurez accès à toute l’information de votre conseil et à toutes les fonctionnalités de la plateforme.

  • Une SÉCURITÉ des plus rigoureuses pour une confidentialité assurée

Le conseil sans papier de Leading Boards vous assure trois niveaux de protection pour vos renseignements personnels ainsi que l’information échangée entre les administrateurs et stockée dans le portail. Les niveaux d’accès aux documents et fonctionnalités du conseil sans papier varient selon les droits et le titre de l’utilisateur. De plus, les données hébergées par Leading Boards sont sur des serveurs au Canada, non partagées en infonuagique (en cloud). Ainsi, les données sauvegardées sur ces serveurs sont protégées, elles ne sont pas soumises au Patriot Act américain et aucun accès à ces serveurs  ne sera autorisé sans un jugement.

  • FACILITÉ d’utilisation et archivage des informations

La plateforme dispose d’une interface ergonomique et facile d’utilisation. Les informations peuvent être téléchargées, révisées, discutées et archivées sur la plateforme. Un outil de recherche avancée permet de faciliter l’accès aux documents et ainsi de mener à bien le devoir de diligence des administrateurs.

  • Une CONVIVIALITÉ et des échanges renforcés

Un conseil sans papier est l’outil idéal pour consolider les liens entre les membres du conseil d’administration en facilitant les échanges. Les utilisateurs peuvent simplement prendre des notes sur des documents, les échanger avec les autres membres, réaliser des sondages ou des débats en ligne et communiquer entre eux via un système de courriels internes au portail.

  • Des ÉCONOMIES de temps, d’argent et pour l’environnement

Par l’élimination du papier, des frais de messagers, de déplacement des membres et du temps de préparation des réunions, les entreprises ayant adoptés un conseil sans papier réduisent leur empreinte écologique et peuvent consacrer plus de temps à améliorer leurs performances commerciales.



Confidentialité et nouvelles technologies

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 Comment communiquer avec les parties prenantes du conseil d’administration ?

Clavier email

La première réponse venant à l’esprit est sans hésitations « par e-mail ». Cependant, la communication par e-mail comporte des pièges et peut représenter un réel danger pour la confidentialité des informations transmises.

« Un mail, c’est l’équivalent d’une carte postale dont chaque centre de tri conserverait une photocopie… » Annonce le célèbre avocat blogueur Maître Eolas. En effet, une fois le mail envoyé en dehors d’un réseau sécurisé, on fait face à de grands risques en termes de confidentialité. Il en va de même pour les documents joints au mail.

Pour le bon fonctionnement d’un conseil d’administration l’information est primordiale. Les administrateurs doivent accomplir un devoir de diligence qui comporte l’obligation de se renseigner de manière adéquate avant toute décision afin de pouvoir prendre position de manière éclairée. Les administrateurs doivent avoir accès facilement à tous les documents qui leur sont utiles à la prise de décision et peuvent à leur tour transférer des informations aux autres membres du conseil. En l’absence d’un réseau tel un conseil sans papier ou d’une solution sécurisée, ces informations sont donc envoyées par e-mail. Cela peut porter atteinte à leur confidentialité et représenter un risque majeur si les données sont de nature sensible comme des éléments financiers.

Plusieurs affaires témoignent des risques de confidentialité liés à la communication par e-mail dont la plus récente concerne la Réserve fédérale des États-Unis dont une information sensible a été diffusée par accident 19 heures avant son annonce officielle. Mme Smith, la porte parole du groupe, a affirmé que « Cette libération était tout à fait accidentelle et cela concernait une liste de contacts professionnels qu’un individu avait. »

Les quatre risques majeurs de la communication par e-mail sans réseau sécurisé sont:

  • Utiliser une mauvaise liste de diffusion, des individus qui ne devaient pas avoir une information la reçoivent.
  • Émettre une erreur dans l’adresse e-mail du destinataire, celui-ci ne recevra jamais le mail.
  • Tout contenu envoyé au format Word, PDF et dans le corps de l’e-mail est modifiable et peut être détourné.
  • L’e-mail peut ne jamais être délivré.

De nouveaux outils, permettent d’éviter ces risques tout en facilitant les échanges entre les membres d’un conseil d’administration : le conseil sans papier.

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Le portail Leading Boards permet aux parties prenantes d’accéder selon leurs droits d’accès à leurs réunions, aux ordres du jour et à leurs documents sur une plateforme sécurisée et conviviale. Les utilisateurs peuvent rechercher facilement les documents, y apposer des notes et échanger entre membres via des courriels internes et hautement sécurisés. L’information ne circule plus librement sur Internet, les risques de confidentialité et la diffusion accidentelle de données disparaissent.

Les premiers pas d’un administrateur

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Pas facile d’être le petit nouveau du conseil d’administration…  on vous parle de stratégie, de création de valeur, de profit, de devoir de diligence, de gouvernance…

Pourtant êtes-vous sûr de bien comprendre votre rôle ? Celui du Conseil ?

Comment comprendre la vision de l entreprise, ses aspirations, ces valeurs…?

Voici quelques points qui vous aideront à démarrer au sein d’un conseil d’administration.

Tout d’abord, il est important de comprendre le processus de l entreprise pour mener à bien ses objectifs. Quelles sont les opportunités et les menaces du marché, les plans d’action mis en place sur le long terme et la rentabilité pour les actionnaires.

Lors de votre entrée dans un conseil d’administration, vous recevrez  les documents sur la stratégie adoptée des derniers mois. Si vous faites partie d’un conseil sans papiers, il vous sera plus facile d’accéder aux documents et aux informations qui seront alors centralisées sur un portail web sécurisé. Votre intégration au conseil d’administration sera alors plus aisée.

Ensuite il est indispensable de comprendre ces prévisions et d’effectuer une validation des stratégies mises en œuvre, d’élaborer des alternatives en cas d’échec.

 

D autre part, assurez-vous que votre vision est en adéquation avec les autres membres du conseil d’administration et correspond bien aux objectifs et aux ressources de l’entreprise.

 

Enfin, effectuez un suivi et un contrôle des résultats et comparez-les avec les objectifs établis (à travers par exemple, un tableau de bord avec des indicateurs de performance mesurant la position de l’organisation par rapport à ses objectifs stratégiques). En cas de mauvais résultats, analysez la source du problème, repérez la ou les mauvaises décisions prises par le conseil d’administration (si tel est le cas) et établissez une nouvelle stratégie pour corriger les erreurs.

 

Remarque : ce dernier point implique que le sujet de la stratégie soit abordé lors des réunions du conseil d’administration. Assurez-vous qu’il fasse partie de l’ordre du jour.

 

La strategie est l’une des thématiques les plus importantes pour un conseil d’administration. Vous devez poser les bonnes questions et exiger une bonne collaboration de la part de la direction. C’est à cette condition que vous mènerez à bien votre devoir de diligence et de gouvernance.

 

 

Source : Stratégie vous dites… par Lacroix conseil

 

Comment améliorer la vigilance de votre conseil d’administration ?

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Comment faire face aux nouvelles législations qui obligent les entreprises à faire preuve d’une plus grande vigilance ?

Ce n’est pas par mauvaise volonté si les conseils d’administration manquent de vigilance… quand on vous demande de fouiller dans une pile gargantuesque de documents avec un classement hasardeux, il est souvent difficile d’arriver à être 100% vigilant…

Difficile, avez-vous dit ? Une entreprise relève le défi et propose à sa clientèle, la transmission totale de l’information.  Leading Boards en a fait sa profession : passer d’une pile gargantuesque à un conseil numérique.

Leading Boards propose des portails web conviviaux et sécurisés qui permettent aux conseils d’administration de centraliser leurs informations (documents, réunions, ordre du jour…) et d’y accéder rapidement et facilement par le biais de puissants moteurs de recherche.

Outre la fonctionnalité de gestion des réunions et des documents, le portail propose un panel de fonction accessoire qui améliorera le devoir de diligence et de gouvernance de l’entreprise.

On retiendra entre-autres la possibilité d’annoter  les documents et de partager aisément de nouvelles idées, la possibilité de créer des sondages et des débats entre les membres, la possibilité d’envoyer des messages intra-mail et biens plus encore…

L’application de Leading Boards est maintenant disponible sur iPad en la téléchargeant dans l’App Store. Pour utiliser l’application iPad, les conseils d’administration doivent être clients de Leading Boards et avoir un compte valide.

Mais qu’est-ce qu’un Conseil sans papier?

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Un conseil sans papier n’est pas seulement le remplacement électronique d’un support papier, c’est de nouvelles fonctions et un accès à beaucoup plus d’informations.

Dans toutes les entreprises,les conseils d’administration se doivent d’améliorer leurs pratiques de bonne gouvernance. Il est devenu aussi primordial d’atténuer les risques personnels des administrateurs et d’améliorer l’efficacité de l’organisation pour les bénéfices de toutes les parties prenantes.

Avec tous les défis complexes auxquels sont confrontés les administrateurs et les dirigeants en ce qui concerne l’évolution constante des nouvelles réglementations et les demandes de conformité et de reporting, il n’est pas facile de garder une trace de toutes les informations et de tous les détails dans le but de pratiquer une saine gouvernance d’entreprise.

Un conseil sans papier permet de suivre le rythme effréné imposé par le numérique et d’être ainsi toujours au-devant des événements, chose que le papier ne peut plus faire.

Qu’est ce qu’un Conseil sans papier?

Un conseil sans papier est essentiellement une plate-forme de collaboration accessible sur le Web qui permet aux administrateurs et à toutes les parties prenantes (administrateurs, secrétaire corporatif, dirigeants, avocats, audit…)d’accéder selon leurs droits d’accès à leurs réunions, aux ordres du jour et à leurs documents dans un environnement sécurisé et très convivial.

Ce portail est un centre sécurisé où les informations sont téléchargées, discutées, examinées et archivées. C’est le meilleur endroit pour conserver les procès verbaux de l’organisation. De puissants outils de recherche facilitent l’accès aux documents, même ceux qui sont archivés et des prises de notes directement dans les documents permettent de garder les informations  très accessibles.

Exemple concret : Les procès verbaux de l’entreprise doivent être accessibles en tout temps, même s’ils proviennent d’une réunion qui a eu lieu il y a deux ou trois ans. La plateforme Leading Boards permet de stocker et d’accéder aisément à ce genre de documents et surtout de retrouver les résolutions et les notes que vous y avez prises.

Pensez à toutes les pièces de la documentation que le conseil doit créer, signer, vérifier ou consulter (états financiers, statuts, politiques et procédures, conventions d’actionnaires…). Comment stocker toute cette paperasse? Comment l’entreposer de façon sécuritaire ? Comment la rendre accessible aisément aux administrateurs ? Seuls le numérique, organisé sous un « conseil sans papier » sécurisé de manière à être facilement accessible partout et en tout temps permet aux administrateurs d’accomplir leur devoir de diligence.

 

Grâce au système de sécurité à 3 différents niveaux (Niveau infrastructure physique: Hébergement certifié SAS 70 Type II, Niveau application-serveur: Système Certifié McAfee Secure et Niveau application-client: Cryptage SSL, clé 256 bits), Leading Boards permet aux administrateurs et aux dirigeants d’accomplir de façon sûre et efficace la gouvernance de leurs entreprises tout en consacrant plus de temps à améliorer les performances commerciales de l’organisation et les rendements des actionnaires.

 

5 règles d’or pour préparer correctement une réunion

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Comment optimiser vos réunions du conseil ? Comment éviter les absences ou le manque d’informations entre les membres ? Comment améliorer l’ordre du jour pour les conseils sans papiers ?

Voici un article qui vous permettra de répondre à ces problématiques.

Compte tenu de la responsabilité clé de tout conseil d’administration pour définir la direction et la stratégie de son organisation, les ordres du jour doivent porter sur la vision, la mission et les objectifs, plutôt que sur les détails opérationnels.

La création et la diffusion au moment opportun d’un programme donne aux administrateurs l’occasion de se préparer à la réunion.

Cela permet aux membres du conseil d’ajouter des commentaires au sujet de la réunion et d’apporter des modifications à l’ordre du jour, au besoin, pour inclure des sujets d’intérêt particulier.

 

Les éléments suivants doivent figurer sur l’ordre du jour d une réunion du conseil d’administration typique:

-        Les participants à la réunion ;

-        Les points à examiner et les mesures à prendre pour atteindre un objectif nommé;

-        Le temps de discussion prévu pour chaque élément;

-        Date, l’heure et le lieu;

-         Une préparation avant la réunion est nécessaire, afin de recueillir la documentation,  les données, les avants-rendus de réunions, etc… importantes.

Note : Les documents et l’ordre du jour devraient être accessibles aux membres du conseil au moins cinq jours avant.

 

5 conseils rapides pour préparer un ordre du jour et une réunion du conseil :


  • Déterminer les objectifs de la réunion.

Travailler en collaboration avec le directeur général et le président du conseil afin de déterminer l’objet de la réunion, par exemple, régulière ou spéciale, de planification stratégique, des états financiers, etc.

Notez que, la fonctionnalité `documents collaboratifs` de l’application Leading Boards vous permet de déposer un projet d’ordre du jour auquel certains participants peuvent ajouter des points et des membres, et permet la diffusion rapide entre les membres.

  • Identifier l’ordre du jour de la réunion.

Déterminez les points et les objectifs connexes, ainsi que les membres chargés d’animer chaque point particulier et les moments de discussions.

  • Organiser l’ordre du jour.

Identifiez les éléments prioritaires, ou ceux qui nécessitent de longues discussions et positionnez-les en haut de l’ordre du jour.

  • Prévenir les participants à l’avance.

Informer les participants s’ils sont tenus de s’exprimer par rapport à l’ordre du jour pour qu’ils puissent s’y préparer.

Le système portail web de Leading Boards permet aux utilisateurs d’être prévenus instantanément  des nouvelles réunions et ordre du jour.

  • Se conformer à l’ordre du jour.

Commencer et terminer la réunion à l’heure et observer la répartition du temps.

Après avoir abordés tous les points, allouer 5 minutes pour chaque personne, pour recueillir d’autres questions pertinentes et des questions, qui sera examiné lors de réunions ultérieures.

 

Source :  Writing The Perfect Meeting Agenda – 5 Simple Rules

Quizz Conseil d’administration, Un Quizz à Pièges …

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Voici un petit questionnaire qui vous permettra de tester vos connaissances sur le rôle, les responsabilités et les préoccupations des administrateurs.

1- Un membre du conseil d’administration peut utiliser ses pouvoirs d’administrateur quand il s’adresse à un employé.

Vrai ☐ Faux ☐

 2- Le président peut agir seul sans nécessairement consulter les autres membres du CA.

Vrai ☐ Faux ☐

3- Le conseil d’administration n’a pas l’obligation de consulter l’assemblée générale en cours d’année même pour les questions importantes comme la mission de l’organisation.

Vrai ☐ Faux ☐

4- L’assemblée générale est souveraine et peut annuler une décision du CA.

Vrai ☐ Faux ☐

 5- Le CA doit autoriser toutes les dépenses de l’organisation de plus de 5 000$.

Vrai ☐ Faux ☐

6- Le CA a le pouvoir de congédier le directeur.

Vrai ☐ Faux ☐

 7- Chaque nouveau CA doit revoir la mission pour s’assurer qu’elle correspond aux valeurs des membres du nouveau CA.

Vrai ☐ Faux ☐

8- Il doit obligatoirement y avoir un membre du personnel qui siège au CA.

Vrai ☐ Faux ☐

9- Seul le président du conseil du conseil d’administration peut animer les réunions du CA.

Vrai ☐ Faux ☐

10- Les procès-verbaux des réunions des conseils d’administration doivent être rendus disponibles à tous les membres du personnel.

Vrai ☐ Faux ☐

11- Il doit obligatoirement y avoir un membre du conseil d’administration qui participe aux comités.

Vrai ☐ Faux ☐

12- Les nouveaux membres des conseils d’administration doivent consulter les documents officiels produits par l’organisation (Règlements généraux, règlements de régie interne, diverses politiques…) avant de participer aux décisions du CA.

Vrai ☐ Faux ☐

 13- Un membre du CA peut être tenu responsable personnellement d’obligations financières de la corporation même s’il agit de bonne foi comme administrateur.

Vrai ☐ Faux ☐

14- Tous les membres du conseil d’administration doivent être soit actionnaires, soit des employés.

Vrai ☐ Faux ☐

15- Le président du CA peut rencontrer personnellement un membre du personnel s’il considère qu’il ne fait pas son travail adéquatement.

Vrai ☐ Faux ☐

16- Si des actionnaires ne sont pas d’accord avec une décision du CA, ils peuvent convoquer une assemblée générale et le CA doit accepter la décision de l’assemblée.

Vrai ☐ Faux ☐

17- Une personne reconnue coupable de conduites en état d’ébriété doit démissionner du conseil d’administration, car c’est un acte criminel.

Vrai ☐ Faux ☐

 

Résultats:

1. faux                          7. faux                     13. Vrai

2. faux                          8. faux                     14. Faux

3. Vrai                           9. faux                     15. Faux

4. faux                         10. faux                    16. Faux

5. faux                         11. Vrai                     17. Faux

6. Vrai                          12. Vrai

 

 

Le conseil sans papier, l’avenir d’une bonne gouvernance!

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Est-ce un outil fiable pour améliorer sa performance ? Permet-il de se conformer aux lois SOX et C-198?

Le passage à une plateforme de Gouvernance Web qui facilite l’échange d’information entre membres du conseil d’administration et de comités comporte de nombreux avantages : réduction des coûts de traitement et de diffusion, accélération de la circulation de l’information, accès en tout temps et en tous lieux aux documents courants et aux archives, un traitement de l’information plus écologique.

D‘autre part, La sécurisation des données, la stabilité et la performance de ces nouveaux environnements informatiques, la conformité aux lois et aux réglementations sont autant de dimensions essentielles pour lesquelles il existe des solutions techniques.

Cependant  les conseils d’administration étant composés de membres, dont les connaissances informatiques, sont très variables, la résistance au changement est souvent l’un des premiers facteurs d’échec du passage au numérique. Cependant, différents moyens s’offrent à nous pour atténuer les difficultés (formation, utilisation de logiciel facile d‘accès).

Ainsi, les administrateurs aimeront travailler avec des documents plus volumineux s’ils sont convertis dans un format universel qui peut facilement être récupéré et annoté. Il en va de même si on leur propose des ordres du jour munis d’hyperliens, des outils de recherche efficaces et simples à utiliser et des formules conviviales de navigation.

Acceptons par ailleurs que le changement ne soit pas instantané. Il est possible qu’un conseil d’administration doive fonctionner à deux vitesses pendant un certain temps, quelques personnes préférant continuer de recevoir des documents papier. Misons alors sur l’effet de démonstration, la curiosité, l’assimilation progressive des nouvelles techniques et les formations sur mesure pour que ces administrateurs découvrent peu à peu les avantages de la plateforme de Gouvernance Web (C’est aussi l’expérience vécue par les clients de Leading Boards.).

Pour tout lire: La gouvernance Web : enjeux et finalité

“Le Regroupement des centres de la petite enfance de la Montérégie (RCPEM) et Réseau C.A. ont conclu une entente qui apporte une première clé quant à la volonté commune de développer des réflexes écologiques”

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Saint-Hubert, le 27 avril 2011 – Soucieux de réduire sa consommation de papier et d’adopter des attitudes plus respectueuses de l’environnement, le Regroupement des centres de la petite enfance de la Montérégie (RCPEM) et le Réseau C.A. ont conclu une entente qui apporte une première clé quant à la volonté commune de développer des réflexes écologiques. La plate-forme internet proposée par Réseau C.A. représente pour les CPE de la Montérégie et leur Regroupement une solution plus que positive en ce sens.
Ainsi, cherchant à améliorer ses communications et à développer toujours plus l’efficacité de ses services de soutien aux gestionnaires et aux administrateurs, le RCPEM peut ainsi, par cette entente, bénéficier d’un outil performant qui répond aux besoins des CPE.

L’immense diversité de ces CPE est une grande richesse, mais elle oblige leur Regroupement à user d’imagination pour trouver des outils toujours plus adéquats. La directrice du RCPEM, madame Claudette Pitre-Robin, précise que « la plate-formeRéseau C.A se présente à notre réseau de CPE comme un moyen de communication qui facilite la participation de tous à la vie associative et qui valorise l’implication de nos membres par un accès plus direct aux autres CPE. Il est essentiel d’offrir de tels outils surtout quand on sait que les directions générales sont souvent isolées, autant par la nature de leur tâche qu’à cause de la vaste superficie de notre région! »
Réseau C.A. permet également de transférer l’acquisition de connaissances et de soutenir le développement de pratiques innovantes par l’échange privilégié et de partage d’expertise pour les directrices générales des CPE. Ainsi, le président de Réseau C.A., monsieur Jean-Marc Félio, précise : « Comme entrepreneur social, je me suis donné comme mission de soutenir les entreprises et les organismes de la société civile en leur offrant les outils performants qui améliorent l’efficacité et la gouvernance de leurs CA et les aident à maintenir leurs services essentiels. Réseau C.A. pave la voie pour une Saine Gouvernance! ».
Dès le mois de mai 2011, le conseil d’administration du RCPEM et celui de trois CPE pilotes et les directions générales des CPE membres fonctionneront sur la plate-forme Réseau C.A. pour l’ensemble de leurs activités administratives. Puis, dès septembre, le réseautage poursuivra son déploiement avec les conseils d’administration des 125 CPE membres qui le souhaiteront. Une belle victoire pour l’environnement, et un grand pas pour le soutien des administrateurs de CPE.

Source : Regroupement des centres de la petite enfance de la Montérégie et Réseau C.A.
Informations :

Nathalie Sapina, relations publiques RCPEM 514-887-9252
Jean-Marc Félio, président Réseau C.A. 514-664 5377

http://www.leadingboards.com

Evaluer la performance du conseil d’administration

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L’évaluation de la performance du conseil d’administration ou de chaque administrateur de façon individuelle est une tâche qui peut s’avérer complexe. En effet, on ne peut pas évaluer les performances du conseil comme on évalue celle d’un employé ou d’une entreprise. Il faut alors trouver d’autres bases d’évaluation.

L’auto-évaluation :
Il est souvent difficile de prendre du recul sur les décisions ou le travail effectués. Cependant une auto-évaluation régulière du conseil est nécessaire. En effet ceci permet à celui-ci de s’interroger sur ses performances et la qualité de son travail. Pour être pertinente cette auto-évaluation doit avoir lieu au moins une fois par an. Elle peut être menée par la secrétaire corporative ou par un comité de gouvernance suivant la taille de l’organisation. Elle peut porter sur le rôle du Conseil d’administration, ses activités, ses membres. Elle permet de décider si celui-ci a bien rempli sa mission et de juger de la qualité des documents et processus qui influencent sa performance. Cependant une auto-évaluation n’est pas suffisante pour évaluer de manière  précise la performance du conseil.

Une évaluation indépendante :
Faire appel à un consultant indépendant permettra une meilleur évaluation de la performance du conseil et de ses membres. Une évaluation indépendante donne au conseil un point de vue extérieur qui n’est pas permis par l’auto-évaluation. Encore une fois par nécessité de pertinence, une évaluation indépendante devrait être effectuée au moins tous les deux ans (la durée d’un mandat étant de trois ans).

Quelques critères d’évaluation :
Voici une liste non exhaustive de critères pouvant être utilisés pour évaluer la performance du conseil :

Le taux de participation aux réunions.
La fréquence et la durée des réunions (respect des critères préétablis).
Qualité du travail d’équipe (qualité des échanges, fréquence des échanges, partage d’informations, etc.).
Le travail des comités a-t-il lieu suffisamment en amont pour permettre une réunion du conseil efficace ?
La taille du conseil et le nombre de comités est-il en accord avec la taille de l’organisation ?

Voici deux documents vous permettant d’effectuer une évaluation de votre conseil d’administration (peut être utilisé également pour un comité). Les évaluations du conseil d’administration sont plus une tradition anglo-saxonne que latine.

Questionnaire Pour Evaluer La Performance Du Conseil D’Administration 

Document publié par le gouvernement de l’Ontario.