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Création d’un comité

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Avant d’établir un comité, un conseil devrait réfléchir aux points suivants :

Les comités varient selon le modèle du conseil
Le modèle du conseil a un effet sur la structure du comité. Il détermine si le but du comité est simplement de soutenir le travail du conseil ou s’il lui incombe de soutenir la prestation du service auquel le comité s’intéresse.

Le conseil doit définir le mandat du comité
Le conseil détermine les comités dont il a besoin pour accomplir le travail nécessaire et approuve le mandat de chacun. Le mandat comprend l’information suivante : un énoncé qui décrit clairement l’objet du comité; un calendrier de travail; la composition du comité (c’est-à-dire les types de personnes recherchées, par exemple : un infirmier, un représentant syndical, un retraité, un avocat); de qui relève le comité; les responsabilités principales.

Sélection du président du comité
Le président du conseil peut inviter quelqu’un à devenir président d’un comité ou les membres du comité peuvent choisir leur président. Le choix du président du comité est un facteur déterminant de l’efficacité du comité. C’est le président qui donne le ton, imprime le rythme du travail et établit les stratégies. Il doit bien connaître les objectifs de l’organisation ainsi que le rôle de son comité dans l’atteinte des objectifs. C’est lui qui délègue et coordonne le travail et qui établit un climat qui favorise la réflexion et la discussion.

Sélection des membres du comité
Les membres du comité peuvent être nommés soit par le conseil, soit par le président du comité. Il est essentiel que les membres connaissent bien les objectifs du comité et les compétences de chaque membre qui permettront d’atteindre ces objectifs. Il est intéressant de savoir que beaucoup de conseils considèrent qu’un comité constitue pour un membre un bon milieu où apprendre à connaître une organisation avant une nomination éventuelle au conseil. Un comité est donc un bon endroit où les futurs membres du conseil peuvent faire leurs classes et constitue pour un conseil un véhicule de sélection qui lui permet de planifier sa relève.

Soutien du personnel
Les présidents, afin de pouvoir travailler efficacement, ont généralement besoin du soutien des membres du personnel. Ceux-ci doivent donc travailler de près avec le président et participer à la préparation des ordres du jour, lui fournir toute l’information requise pour qu’il travaille avec efficacité et, au besoin, lui donner des conseils et des recommandations.

Production de rapports
Le conseil reçoit des rapports des comités et leur donne suite. Il peut s’agir de rapports périodiques, destinés à faire part au conseil de l’évolution des travaux, ou d’un rapport définitif que le comité produit lorsqu’il a accompli ses tâches. Le rapport comprend des conclusions et des recommandations.

Évaluations périodiques
Les évaluations périodiques font en sorte que le mandat soit respecté, mais aussi révisé au besoin. Elles permettent au conseil d’assurer la bonne direction des affaires ainsi que le renouvellement des membres. Elles doivent avoir lieu périodiquement.

Publié avec la permission de CC – UWC

 

Evaluer la performance du conseil d’administration

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L’évaluation de la performance du conseil d’administration ou de chaque administrateur de façon individuelle est une tâche qui peut s’avérer complexe. En effet, on ne peut pas évaluer les performances du conseil comme on évalue celle d’un employé ou d’une entreprise. Il faut alors trouver d’autres bases d’évaluation.

L’auto-évaluation :
Il est souvent difficile de prendre du recul sur les décisions ou le travail effectués. Cependant une auto-évaluation régulière du conseil est nécessaire. En effet ceci permet à celui-ci de s’interroger sur ses performances et la qualité de son travail. Pour être pertinente cette auto-évaluation doit avoir lieu au moins une fois par an. Elle peut être menée par la secrétaire corporative ou par un comité de gouvernance suivant la taille de l’organisation. Elle peut porter sur le rôle du Conseil d’administration, ses activités, ses membres. Elle permet de décider si celui-ci a bien rempli sa mission et de juger de la qualité des documents et processus qui influencent sa performance. Cependant une auto-évaluation n’est pas suffisante pour évaluer de manière  précise la performance du conseil.

Une évaluation indépendante :
Faire appel à un consultant indépendant permettra une meilleur évaluation de la performance du conseil et de ses membres. Une évaluation indépendante donne au conseil un point de vue extérieur qui n’est pas permis par l’auto-évaluation. Encore une fois par nécessité de pertinence, une évaluation indépendante devrait être effectuée au moins tous les deux ans (la durée d’un mandat étant de trois ans).

Quelques critères d’évaluation :
Voici une liste non exhaustive de critères pouvant être utilisés pour évaluer la performance du conseil :

Le taux de participation aux réunions.
La fréquence et la durée des réunions (respect des critères préétablis).
Qualité du travail d’équipe (qualité des échanges, fréquence des échanges, partage d’informations, etc.).
Le travail des comités a-t-il lieu suffisamment en amont pour permettre une réunion du conseil efficace ?
La taille du conseil et le nombre de comités est-il en accord avec la taille de l’organisation ?

Voici deux documents vous permettant d’effectuer une évaluation de votre conseil d’administration (peut être utilisé également pour un comité). Les évaluations du conseil d’administration sont plus une tradition anglo-saxonne que latine.

Questionnaire Pour Evaluer La Performance Du Conseil D’Administration 

Document publié par le gouvernement de l’Ontario.

Comment rédiger un procès verbal

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Procès-verbal

Compte tenu des responsabilités juridiques du conseil, il importe que ses décisions soient officiellement consignées. Dans certains cas, ces décisions figurent dans les procès-verbaux comme ayant fait l’objet d’un accord, sans proposition, appui et vote en bonne et due forme. Dans d’autres cas, toutefois, lorsqu’il s’agit de questions financières et juridiques, mieux vaut avoir recours à une motion officielle. Dans tous les cas, la décision doit être clairement consignée dans le procès-verbal et sa formulation doit être approuvée par le conseil. Certains conseils inscrivent dans les procès-verbaux les décisions ainsi que la teneur de la discussion. Un tel procédé peut être utile non seulement pour les personnes qui ont manqué la réunion, mais aussi pour les futurs membres du conseil qui souhaiteront comprendre les raisons qui ont sous-tendu les décisions. Malgré son utilité cependant, il peut se révéler lourd et ne doit pas être vu comme le seul moyen de véhiculer l’information.

Afin de fournir un rapport précis et utile, la personne responsable de la rédaction du procès-verbal doit prendre soin de :

- Noter les décisions prises au cours de la séance et indiquer la méthode utilisée (accord, vote officiel au moyen d’une motion qui a été proposée, appuyée et approuvée, etc.)
- Noter quelles personnes sont responsables de chaque mesure de suivi
- Rédiger un résumé faisant ressortir les sujets abordés au cours de la réunion

Il existe diverses façons pour le conseil de déléguer la responsabilité de la rédaction du procès-verbal, à savoir :

- Le conseil désigne un membre du personnel (par exemple, un adjoint administratif) pour préparer un projet de procès-verbal qui sera vérifié par le secrétaire du conseil
- Le conseil confie cette rédaction au secrétaire du conseil
- La responsabilité de la rédaction est confiée aux membres du conseil par rotation

Voici quelques documents utiles à la rédaction d’un procès verbal : 

Modèle de présentation d’un procès verbal : Exemple de procès verbal

Prise de notes pour un procès verbal : Procès verbal – prise de note

Publié avec la permission de CC – UWC

Facebook : une gouvernance controversée

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Facebook : une gouvernance controversée
Photo : Agence France-Presse Justin Sullivan

 

A l’heure où l’introduction en bourse de Facebook approche, de nombreuses questions se posent et un certain nombre de griefs ont été fait à l’encontre de la gouvernance de Facebook.

La directrice de la gouvernance de la California State Teachers’ Retirement System (CalSTRS), s’est adressée directement à Mark Zuckerberg, déplorant l’absence de femme au CA de Facebook. La CalSTRS a également révélée  ses inquiétudes quant au nombre d’administrateurs siégeant au CA de Facebook, trop peu nombreux étant donné la taille de l’organisation.

D’autres s’inquiètent également du fait que Mark Zuckerberg devienne à la fois CEO et président du conseil d’administration. Cette double casquette inquiète, en effet la direction de Facebook sera totalement centralisée. De plus il se réserve le droit de nommer son successeur le moment venu. Le fondateur et dirigeant de Facebook détient aujourd’hui 28% des actions de Facebook, représentant pas moins de 57% des votes.

On peut penser que ce sont des situations qui sont loin de nous, qui ne nous concernent pas vraiment, qu’il ny a pas lieu de s’inquiéter… mais ce n’est pas le cas. Des modèles à la Facebook s’appellent aussi Newscorp, Olympus et un peu plus loin Enron, Worldcom, Nortel, Vivendi-Universal. Et ces “modèles” affectent pas mal de monde, parlez-en au millions d’employés et au millions de retraités qui ont vu leurs pension fondre ou disparaître…

Gouverner un Organisme à But Non Lucratif (OBNL) : un grand défis

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La gestion d’un OBNL peut s’avérer être un grand défis. En effet celui-ci doit à la fois remplir sa mission et disposer de l’argent nécessaire à son fonctionnement courant, tout en pensant aux investissements futurs qu’il devra faire.

Bien choisir le candidat à la direction générale :Le choix du directeur général est pour toute organisation, un moment important où il est difficile de choisir le bon candidat. Dans ce domaine, on choisit souvent à tord le candidat qui semble être le plus motivé. Il est naturel de penser que ceci est le bon choix puisque celui-ci va se dévouer au bon fonctionnement de l’OBNL. Cependant il s’avère que cela n’est pas suffisant. Comme il est dit un peu plus haut, la gestion d’un OBNL est particulièrement compliquée, ainsi il est nécessaire de choisir quelqu’un possédant un minimum de formation et de qualification.

Le financement : un enjeu majeur difficile à relever :Tous les OBNL sont concernés par ce problème. Il est de plus en plus difficile de se financer. Les différentes subventions qui permettent de faire vivre les OBNL disparaissent ou du moins ne font que décroître. Un point déterminant souvent oublié par ces organisations, est la diversification des sources de financement. Dépendre d’une source de financement unique met en péril la pérennité de l’organisation. Explorer et analyser l’environnement de l’organisation, ceci permet de découvrir les multiples sources de financement.

Le choix des administrateurs : une source clé pour le financement : Trop souvent on oublie que le choix des administrateurs est essentiel  pour le financement de son OBNL. Choisir des administrateurs influents permet de s’assurer de la pérennité financière de l’organisation. Un bon administrateur pourra vous apporter de manière directe ou indirecte des fonds grâce à son « carnet d’adresse »… Pensez-y !


Il manque toujours un document pour la réunion du conseil d’administration

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Les administrateurs ne le savent pas, mais de l’autre côté du miroir, le ou la secrétaire du conseil est sous tension… comme c’est souvent le cas, il manque un document pour la réunion du CA, et  c’est ce document qui retarde l’envoi de l’ensemble de la pochette aux administrateurs.

En utilisant un portail pour le CA, comme il n’y a pas de pochette comme tel, mais plutôt un ordre du jour qui se bâtit au fur et à mesure que les documents sont disponibles, les administrateurs peuvent lire leurs documents dès qu’ils sont disponibles et ils n’attendent plus pour une pochette qui est trop souvent en retard.

Résultat, des administrateurs mieux préparés qui vont poser des jugements plus éclairés et des secrétaires de conseils qui peuvent se concentrer sur leur travail plutôt que de courir dans tous les sens.

Il reste une question… qu’arrive-t-il à ce document en retard ?

Quand la pochette arrivait en retard, on se tournait vers les secrétaires ! Mais maintenant les administrateurs se tournent vers le responsable, l’auteur du document en retard… et je vous parie qu’il ne sera plus en retard la prochaine fois.