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Un conseil sans papier accroît l’efficacité !

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Adopter un conseil sans papier pour votre conseil d’administration ne signifie pas seulement remplacer vos supports papiers par un outil électronique ! Il s’agit d’avoir accès à de nouvelles fonctions et d’outils, plus d’informations et d’échanges tout en s’inscrivant dans une initiative environnementale.

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Un conseil sans papier, quels avantages concrets pour votre conseil d’administration ?

  • Un accès INSTANTANÉ partout en tout temps

Un conseil sans papier est un portail collaboratif et sécurisé accessible depuis Internet. Cela signifie que vous soyez à Montréal, Paris où bien ailleurs, utilisant votre ordinateur, tablette ou iPad, vous aurez accès à toute l’information de votre conseil et à toutes les fonctionnalités de la plateforme.

  • Une SÉCURITÉ des plus rigoureuses pour une confidentialité assurée

Le conseil sans papier de Leading Boards vous assure trois niveaux de protection pour vos renseignements personnels ainsi que l’information échangée entre les administrateurs et stockée dans le portail. Les niveaux d’accès aux documents et fonctionnalités du conseil sans papier varient selon les droits et le titre de l’utilisateur. De plus, les données hébergées par Leading Boards sont sur des serveurs au Canada, non partagées en infonuagique (en cloud). Ainsi, les données sauvegardées sur ces serveurs sont protégées, elles ne sont pas soumises au Patriot Act américain et aucun accès à ces serveurs  ne sera autorisé sans un jugement.

  • FACILITÉ d’utilisation et archivage des informations

La plateforme dispose d’une interface ergonomique et facile d’utilisation. Les informations peuvent être téléchargées, révisées, discutées et archivées sur la plateforme. Un outil de recherche avancée permet de faciliter l’accès aux documents et ainsi de mener à bien le devoir de diligence des administrateurs.

  • Une CONVIVIALITÉ et des échanges renforcés

Un conseil sans papier est l’outil idéal pour consolider les liens entre les membres du conseil d’administration en facilitant les échanges. Les utilisateurs peuvent simplement prendre des notes sur des documents, les échanger avec les autres membres, réaliser des sondages ou des débats en ligne et communiquer entre eux via un système de courriels internes au portail.

  • Des ÉCONOMIES de temps, d’argent et pour l’environnement

Par l’élimination du papier, des frais de messagers, de déplacement des membres et du temps de préparation des réunions, les entreprises ayant adoptés un conseil sans papier réduisent leur empreinte écologique et peuvent consacrer plus de temps à améliorer leurs performances commerciales.



Confidentialité et nouvelles technologies

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 Comment communiquer avec les parties prenantes du conseil d’administration ?

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La première réponse venant à l’esprit est sans hésitations « par e-mail ». Cependant, la communication par e-mail comporte des pièges et peut représenter un réel danger pour la confidentialité des informations transmises.

« Un mail, c’est l’équivalent d’une carte postale dont chaque centre de tri conserverait une photocopie… » Annonce le célèbre avocat blogueur Maître Eolas. En effet, une fois le mail envoyé en dehors d’un réseau sécurisé, on fait face à de grands risques en termes de confidentialité. Il en va de même pour les documents joints au mail.

Pour le bon fonctionnement d’un conseil d’administration l’information est primordiale. Les administrateurs doivent accomplir un devoir de diligence qui comporte l’obligation de se renseigner de manière adéquate avant toute décision afin de pouvoir prendre position de manière éclairée. Les administrateurs doivent avoir accès facilement à tous les documents qui leur sont utiles à la prise de décision et peuvent à leur tour transférer des informations aux autres membres du conseil. En l’absence d’un réseau tel un conseil sans papier ou d’une solution sécurisée, ces informations sont donc envoyées par e-mail. Cela peut porter atteinte à leur confidentialité et représenter un risque majeur si les données sont de nature sensible comme des éléments financiers.

Plusieurs affaires témoignent des risques de confidentialité liés à la communication par e-mail dont la plus récente concerne la Réserve fédérale des États-Unis dont une information sensible a été diffusée par accident 19 heures avant son annonce officielle. Mme Smith, la porte parole du groupe, a affirmé que « Cette libération était tout à fait accidentelle et cela concernait une liste de contacts professionnels qu’un individu avait. »

Les quatre risques majeurs de la communication par e-mail sans réseau sécurisé sont:

  • Utiliser une mauvaise liste de diffusion, des individus qui ne devaient pas avoir une information la reçoivent.
  • Émettre une erreur dans l’adresse e-mail du destinataire, celui-ci ne recevra jamais le mail.
  • Tout contenu envoyé au format Word, PDF et dans le corps de l’e-mail est modifiable et peut être détourné.
  • L’e-mail peut ne jamais être délivré.

De nouveaux outils, permettent d’éviter ces risques tout en facilitant les échanges entre les membres d’un conseil d’administration : le conseil sans papier.

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Le portail Leading Boards permet aux parties prenantes d’accéder selon leurs droits d’accès à leurs réunions, aux ordres du jour et à leurs documents sur une plateforme sécurisée et conviviale. Les utilisateurs peuvent rechercher facilement les documents, y apposer des notes et échanger entre membres via des courriels internes et hautement sécurisés. L’information ne circule plus librement sur Internet, les risques de confidentialité et la diffusion accidentelle de données disparaissent.

Création d’un comité

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Avant d’établir un comité, un conseil devrait réfléchir aux points suivants :

Les comités varient selon le modèle du conseil
Le modèle du conseil a un effet sur la structure du comité. Il détermine si le but du comité est simplement de soutenir le travail du conseil ou s’il lui incombe de soutenir la prestation du service auquel le comité s’intéresse.

Le conseil doit définir le mandat du comité
Le conseil détermine les comités dont il a besoin pour accomplir le travail nécessaire et approuve le mandat de chacun. Le mandat comprend l’information suivante : un énoncé qui décrit clairement l’objet du comité; un calendrier de travail; la composition du comité (c’est-à-dire les types de personnes recherchées, par exemple : un infirmier, un représentant syndical, un retraité, un avocat); de qui relève le comité; les responsabilités principales.

Sélection du président du comité
Le président du conseil peut inviter quelqu’un à devenir président d’un comité ou les membres du comité peuvent choisir leur président. Le choix du président du comité est un facteur déterminant de l’efficacité du comité. C’est le président qui donne le ton, imprime le rythme du travail et établit les stratégies. Il doit bien connaître les objectifs de l’organisation ainsi que le rôle de son comité dans l’atteinte des objectifs. C’est lui qui délègue et coordonne le travail et qui établit un climat qui favorise la réflexion et la discussion.

Sélection des membres du comité
Les membres du comité peuvent être nommés soit par le conseil, soit par le président du comité. Il est essentiel que les membres connaissent bien les objectifs du comité et les compétences de chaque membre qui permettront d’atteindre ces objectifs. Il est intéressant de savoir que beaucoup de conseils considèrent qu’un comité constitue pour un membre un bon milieu où apprendre à connaître une organisation avant une nomination éventuelle au conseil. Un comité est donc un bon endroit où les futurs membres du conseil peuvent faire leurs classes et constitue pour un conseil un véhicule de sélection qui lui permet de planifier sa relève.

Soutien du personnel
Les présidents, afin de pouvoir travailler efficacement, ont généralement besoin du soutien des membres du personnel. Ceux-ci doivent donc travailler de près avec le président et participer à la préparation des ordres du jour, lui fournir toute l’information requise pour qu’il travaille avec efficacité et, au besoin, lui donner des conseils et des recommandations.

Production de rapports
Le conseil reçoit des rapports des comités et leur donne suite. Il peut s’agir de rapports périodiques, destinés à faire part au conseil de l’évolution des travaux, ou d’un rapport définitif que le comité produit lorsqu’il a accompli ses tâches. Le rapport comprend des conclusions et des recommandations.

Évaluations périodiques
Les évaluations périodiques font en sorte que le mandat soit respecté, mais aussi révisé au besoin. Elles permettent au conseil d’assurer la bonne direction des affaires ainsi que le renouvellement des membres. Elles doivent avoir lieu périodiquement.

Publié avec la permission de CC – UWC

 

Gouvernance et gestion…

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Gouvernance par opposition à gestion

La responsabilité première du conseil consiste à gouverner son organisation. Quoique le personnel de gestion puisse participer au travail de gouvernance, c’est le conseil qui est, en définitive, responsable de la gouvernance, et il ne peut pas déléguer cette responsabilité.

Distinguer la gouvernance de la gestion

D’après Mel Gill, la gouvernance consiste en la bonne réalisation des résultats désirés (2005). La gouvernance a trait aux décisions qui ont des conséquences sur l’organisation, et ces décisions doivent tenir compte des valeurs et de la vision de celle-ci. L’établissement des valeurs, de la vision, de la mission et des buts de l’organisation constitue un aspect essentiel de la gouvernance.

La gestion quant à elle consiste en l’organisation des tâches, du personnel, des relations, des ressources et de la technologie afin d’atteindre l’objet visé (Gill 2005). L’équipe de gestion dirige le fonctionnement de l’organisation conformément au cadre et aux valeurs établis par le conseil dans ses politiques de gouvernance.

Par exemple, la collecte de fonds est généralement considérée comme étant une responsabilité de gestion. Il incombe au conseil de définir les lignes directrices de la collecte de fonds et de faire en sorte qu’il y ait suffisamment de fonds pour subvenir aux activités de l’organisation. Pour ce faire, le conseil devrait toutefois recevoir les suggestions de l’équipe de gestion (et des bénévoles ou du personnel s’il s’agit d’une petite organisation). Cependant, les décisions finales ayant trait aux pratiques et aux priorités liées à la collecte de fonds sont prises par le conseil. Même si l’équipe de gestion joue un rôle dans l’établissement des lignes directrices, c’est le conseil qui, en définitive, est le responsable de leur application et de ses conséquences. Seul le conseil peut apporter des modifications officielles aux lignes directrices.

Puisque les responsabilités du conseil et celles de l’équipe de gestion peuvent se chevaucher et entrainer des désaccords, il est très important de bien cerner les responsabilités de chacun.

Publié avec la permission de CC – UWC