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Un conseil sans papier accroît l’efficacité !

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Adopter un conseil sans papier pour votre conseil d’administration ne signifie pas seulement remplacer vos supports papiers par un outil électronique ! Il s’agit d’avoir accès à de nouvelles fonctions et d’outils, plus d’informations et d’échanges tout en s’inscrivant dans une initiative environnementale.

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Un conseil sans papier, quels avantages concrets pour votre conseil d’administration ?

  • Un accès INSTANTANÉ partout en tout temps

Un conseil sans papier est un portail collaboratif et sécurisé accessible depuis Internet. Cela signifie que vous soyez à Montréal, Paris où bien ailleurs, utilisant votre ordinateur, tablette ou iPad, vous aurez accès à toute l’information de votre conseil et à toutes les fonctionnalités de la plateforme.

  • Une SÉCURITÉ des plus rigoureuses pour une confidentialité assurée

Le conseil sans papier de Leading Boards vous assure trois niveaux de protection pour vos renseignements personnels ainsi que l’information échangée entre les administrateurs et stockée dans le portail. Les niveaux d’accès aux documents et fonctionnalités du conseil sans papier varient selon les droits et le titre de l’utilisateur. De plus, les données hébergées par Leading Boards sont sur des serveurs au Canada, non partagées en infonuagique (en cloud). Ainsi, les données sauvegardées sur ces serveurs sont protégées, elles ne sont pas soumises au Patriot Act américain et aucun accès à ces serveurs  ne sera autorisé sans un jugement.

  • FACILITÉ d’utilisation et archivage des informations

La plateforme dispose d’une interface ergonomique et facile d’utilisation. Les informations peuvent être téléchargées, révisées, discutées et archivées sur la plateforme. Un outil de recherche avancée permet de faciliter l’accès aux documents et ainsi de mener à bien le devoir de diligence des administrateurs.

  • Une CONVIVIALITÉ et des échanges renforcés

Un conseil sans papier est l’outil idéal pour consolider les liens entre les membres du conseil d’administration en facilitant les échanges. Les utilisateurs peuvent simplement prendre des notes sur des documents, les échanger avec les autres membres, réaliser des sondages ou des débats en ligne et communiquer entre eux via un système de courriels internes au portail.

  • Des ÉCONOMIES de temps, d’argent et pour l’environnement

Par l’élimination du papier, des frais de messagers, de déplacement des membres et du temps de préparation des réunions, les entreprises ayant adoptés un conseil sans papier réduisent leur empreinte écologique et peuvent consacrer plus de temps à améliorer leurs performances commerciales.



Rapport des propositions de la Commission des Lois sur la gouvernance d’entreprise.

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Voici les principales propositions du rapport. Lorsqu’une proposition est numérotée sans plus de détails, cela veut dire qu’elle est partagée par les deux rapporteurs. Lorsqu’elle est dite « de votre Rapporteure », cela signifie que c’est une proposition que j’avais faite mais qui n’était pas partagée par le Co-Rapporteur, et vice-versa pour les propositions dites « du Co-Rapporteur ».

 

Proposition n° 1 : instaurer, par la loi, une obligation de se référer à un code de gouvernance pour les grandes entreprises cotées et pour les grandes entreprises non cotées dont le total de bilan excède 100 millions d’euros ou dont le montant net du chiffre d’affaires et le nombre moyen de salariés permanents employés au cours de l’exercice dépassent respectivement 100 millions d’euros et 500 salariés ;

Fixer, dans la loi, une liste non exhaustive des questions devant être abordées par les codes de gouvernance ;

Conférer au président du tribunal compétent le pouvoir d’enjoindre aux sociétés cotées ou non cotées de se conformer à leur obligation de se référer à un code de gouvernance, et de sanctionner pécuniairement la violation de cette obligation.

Proposition n° 2 de votre Rapporteure : pour les sociétés cotées comme pour les sociétés non cotées, faire ressortir la rédaction des codes de gouvernance d’un accord interprofessionnel, négocié par les partenaires sociaux sur la base d’un document de travail préparatoire établi par l’AMF qui, à cet effet, devra consulter l’ensemble des parties prenantes (organisations représentatives des employeurs, représentants des dirigeants-mandataires sociaux et des investisseurs, professionnels du droit et de l’audit, les syndicats de salariés, sous-traitants).

Proposition n° 2 bis de votre Co-rapporteur : pour les sociétés cotées, confier à l’AMF le soin d’émettre un simple avis sur le contenu des codes de gouvernance élaborés par les émetteurs et de formuler un avis motivé sur la pertinence des explications fournies par les entreprises pour justifier d’éventuelles dérogations aux règles définies par ces codes.

Proposition n° 3 : pour les sociétés non cotées, confier à une autorité de contrôle le soin d’émettre un simple avis sur le contenu des codes de gouvernance et de formuler un avis motivé sur la pertinence des explications fournies par les entreprises pour justifier d’éventuelles dérogations aux règles définies par ces codes.

Permettre à l’autorité de contrôle de saisir le président du tribunal de commerce compétent en cas de non-respect avéré des obligations du code de gouvernance auquel l’entreprise se réfère.

POUR UNE GOUVERNANCE STABLE ET OUVERTE

AUX DIVERSES PARTIES PRENANTES DE L’ENTREPRISE

Proposition n° 4 : élaborer un code de bonnes pratiques à l’attention des investisseurs.

Proposition n° 5 : octroyer un droit de vote double aux actionnaires justifiant détenir leurs titres de capital depuis au moins deux ans, tout en ménageant la possibilité, pour l’assemblée générale extraordinaire des actionnaires, de s’y opposer par un vote à la majorité des deux tiers.

Proposition n° 6 de votre Rapporteure : abaisser le seuil exigé des actionnaires de sociétés dont le capital dépasse 15 millions d’euros pour pouvoir demander l’inscription d’un point ou d’un projet de résolution à l’ordre du jour d’une assemblée.

Proposition n° 7 : renforcer le contrôle des commissaires aux comptes sur les conventions réglementées, notamment en leur permettant de qualifier ces conventions.

Proposition n° 8 de votre Rapporteure : améliorer la visibilité de la stratégie des fonds d’investissement au bénéfice des petits actionnaires en complétant le rapport que le conseil d’administration ou le directoire doit fournir à l’assemblée générale ordinaire annuelle en application de l’article L. 225-100 du code de commerce par une information sur l’échéance à laquelle les fonds d’investissement de type fermé qui ont pris des participations dans la société se sont engagés à restituer les fonds qui leur ont été remis par leurs clients.

Proposition n° 9 de votre Rapporteure : neutraliser provisoirement les droits de vote attachés à des titres financiers empruntés.

Proposition n° 10 : instaurer, par la loi, une représentation obligatoire des salariés non-actionnaires, avec voix délibérative, au sein des conseils d’administration et de surveillance des entreprises de plus de 5000 salariés, y compris dans les comités spécialisés de ces conseils. Dans l’immédiat, fixer à deux le nombre de représentants des salariés non-actionnaires.

En contrepartie :

– accompagner la représentation des salariés dans les conseils d’administration et de surveillance en engageant concomitamment une simplification du droit du travail, sans mettre en cause la protection des salariés, notamment grâce à l’instauration d’une sécurisation des parcours professionnels (proposition de votre Rapporteure) ;

– de manière parfaitement concomitante, alléger les obligations mises à la charge des employeurs par le code du travail, en créant un contrat de travail unique et en simplifiant les modalités de licenciement sans amoindrir le contrôle du juge (proposition de votre Co-rapporteur).

Proposition n° 11 : améliorer le dialogue social :

– en développant la formation économique délivrée aux salariés, une formation spécifique devant être assurée aux délégués du personnel, aux membres des comités d’entreprise, ainsi qu’aux administrateurs représentant les salariés au sein des conseils d’administration ou de surveillance ;

– en confiant la présidence du comité d’entreprise à un représentant des salariés ;

– en complétant les codes de gouvernance par une recommandation invitant à créer des comités des risques au sein des conseils d’administration et de surveillance, les comités devant informer les conseils d’administration ou de surveillance ainsi que les comités d’entreprise deux fois par an .

Proposition n° 12 : réformer le délit d’entrave au fonctionnement du comité d’entreprise pour permettre une meilleure anticipation des difficultés des entreprises.

Proposition n° 13 : améliorer la quantité et la qualité des informations du rapport de gestion prévu par l’article L. 225-102-1 du code de commerce sur les questions de diversité, et notamment sur la diversité des origines, des profils, des parcours (universitaires, promotion interne ou recrutement externe…) des dirigeants-mandataires sociaux ;

Prévoir l’obligation pour les entreprises d’établir des plans d’action en faveur du développement de la diversité dans les conseils d’administration ou de surveillance (proposition de votre Rapporteure).

Proposition n° 14 : limiter plus strictement par la loi les cumuls de fonctions :

- en limitant à deux le nombre de mandats sociaux pouvant être détenus par un dirigeant en sus du mandat social qu’il détient dans l’entreprise qu’il dirige ;

- en limitant à quatre le nombre de mandats sociaux pouvant être exercés par des mandataires sociaux n’ayant aucune fonction de direction dans les entreprises où ils exercent ces mandats ;

- en interdisant le cumul d’un mandat social et d’un contrat de travail dans les grandes entreprises, sauf pour les administrateurs représentant les salariés.

Proposition n° 14 bis de votre Co-rapporteur : dans un encadrement plus strict par la loi du cumul des fonctions des mandataires sociaux, prévoir des dérogations spécifiques et mesurées en cas de cumul d’un mandat social et d’un contrat de travail.

POUR UNE GOUVERNANCE RESPONSABLE

AU SERVICE DE STRATÉGIES DE LONG TERME

Proposition n° 15 : créer une procédure d’action de groupe reposant sur le mécanisme de l’« opt-in » et permettant aux investisseurs victimes de préjudices sériels d’engager la responsabilité des dirigeants-mandataires sociaux ;

Rendre plus effective et plus personnelle la sanction pécuniaire encourue pas les dirigeants-mandataires sociaux responsables d’une gestion fautive, en créant, sur le modèle américain, une action en recouvrement des rémunérations versées.

Proposition n° 16 : imposer aux grandes entreprises une obligation légale de publier des rapports spécifiquement consacrés à la présentation de leur politique de rémunération de leurs dirigeants-mandataires et à la description lisible, précise et exhaustive des rémunérations individuellement perçues par ces derniers ;

Modifier la loi pour reconnaître à l’assemblée générale des actionnaires un droit de vote qui serait :

- triennal et ex ante lorsqu’il porterait sur les principes et les grandes lignes de la politique de rémunération des dirigeants-mandataires sociaux pour les trois années à venir ;

- annuel et ex post lorsqu’il porterait sur le détail des rémunérations (fixes et variables, mais aussi sous forme d’indemnités de bienvenue, de départ et de non-concurrence) perçues individuellement par les dirigeants-mandataires sociaux au cours de l’exercice précédant l’assemblée générale.

Pour votre Rapporteure : reconnaître aux actionnaires un droit de veto sur les principes et le détail des rémunérations dès lors qu’une majorité des deux tiers des actionnaires réunis en assemblée générale exprime un vote négatif ; (160)

Pour votre Co-rapporteur : conférer au vote des actionnaires un caractère purement consultatif.

Proposition n° 17 : corriger les excès des rémunérations des dirigeants-mandataires sociaux non pas par leur plafonnement, mais par une réforme de la fiscalité qui ne serait pas limitée aux revenus des seuls dirigeants-mandataires sociaux des grandes entreprises, mais concernerait l’ensemble des hauts revenus ;

Abaisser le plafond du montant des rémunérations globales versées aux dirigeants mandataires-sociaux qui est déductible des bénéfices imposables au titre de l’impôt sur les sociétés.

Proposition n° 18 : réformer le régime des « stock-options » et des actions gratuites, notamment :

- en supprimant la décote applicable aux prix de souscription des options de souscription ou d’achat d’actions par une modification des articles L. 225-177 et L. 225-179 du code de commerce ;

- en allongeant leur durée de conservation obligatoire sur le modèle du « vesting » pratiqué aux États-Unis ;

- en interdisant les mécanismes de couverture ;

- en inscrivant dans les codes de gouvernance une recommandation incitant les entreprises à soumettre le versement de ces rémunérations à des critères extra-financiers appréciables sur le long terme.

Proposition n° 18 bis de votre Rapporteure : réserver l’utilisation des « stock-options » aux petites et moyennes entreprises (TPE, PME).

Proposition n° 19 : interdire les rémunérations sous forme de « retraites chapeau ».

Proposition n° 20 : instaurer par la loi l’obligation pour les entreprises de créer un comité des rémunérations et de formaliser les compétences exercées sous la responsabilité du conseil d’administration ou de surveillance.

Cet article est un extrait de : Gouvernance des grandes entreprises: le rapport de la mission d’information est voté et déposé.

Retour des répercutions de la loi copé-Zimmermann

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Quelles entreprises sont concernées par cette loi?

Les entreprises privées de plus de 500 salariés et présentant un montant net de chiffre d’affaires d’au moins 50 millions d’euros, mais aussi les entreprises publiques. Ce qui représente au total 1.500 à 1.800 entreprises.

Où en est-on?

Les femmes détenaient, au 30 juin 2012, 16,2% des mandats d’administrateurs, révèle l’Observatoire de la parité dans les conseils d’administration. Il note que «la loi Copé-Zimmermann a été déterminante dans la mesure où 40% de ces mandats correspondent à des nominations intervenues depuis le 1er janvier 2011».

Les sociétés du CAC 40 –les plus grosses entreprises françaises– font mieux, puisque 24% de leurs administrateurs sont des administratrices, selon l’Observatoire Ethics & Boards. Rappelons que la part des femmes dans ces conseils était de moins de 11% en 2009. En 2012, le CAC 40 est devenu l’indice n°1 en matière de parité, devant le Dow Jones (DJIA) et le Footsie (Financial times stock exchange, FTSE).

Quelles sont les limites de la loi?

D’après l’Observatoire de la parité, très peu de femmes occupent encore les fonctions de présidence (3.1%) ou de vice-présidence (2,4%) dans les conseils d’administration.

La députée UMP Marie-Jo Zimmermann, auteure de la loi, s’inquiète quant à elle de la deuxième étape, celle s’échelonnant de 2014 à 2017: «Certaines sociétés ont agrandi leur conseil pour respecter la loi. Mais elles ne pourront pas le faire indéfiniment. Il faudra bien que certains mandats exercés par des hommes ne soient pas renouvelés pour laisser la place aux femmes», expliquait-elle récemment au quotidien économique Les Echos.

 

Cet article est un extrait de : Conseil d’administration: Les femmes prennent (un peu) le pouvoir

Pourquoi créer un comité ?

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Avant d’établir un comité, un conseil devrait réfléchir aux points suivants :

Les comités varient selon le modèle du conseil

Le modèle du conseil a un effet sur la structure du comité. Il détermine si le but du comité est simplement de soutenir le travail du conseil ou s’il lui incombe de soutenir la prestation du service auquel le comité s’intéresse.

Le conseil doit définir le mandat du comité

Le conseil détermine les comités dont il a besoin pour accomplir le travail nécessaire et approuve le mandat de chacun. Le mandat comprend l’information suivante : un énoncé qui décrit clairement l’objet du comité; un calendrier de travail; la composition du comité (c’est-à-dire les types de personnes recherchées, par exemple : un infirmier, un représentant syndical, un retraité, un avocat); de qui relève le comité; les responsabilités principales.

Sélection du président du comité

Le président du conseil peut inviter quelqu’un à devenir président d’un comité ou les membres du comité peuvent choisir leur président. Le choix du président du comité est un facteur déterminant de l’efficacité du comité. C’est le président qui donne le ton, imprime le rythme du travail et établit les stratégies. Il doit bien connaître les objectifs de l’organisation ainsi que le rôle de son comité dans l’atteinte des objectifs. C’est lui qui délègue et coordonne le travail et qui établit un climat qui favorise la réflexion et la discussion.

Sélection des membres du comité

Les membres du comité peuvent être nommés soit par le conseil, soit par le président du comité. Il est essentiel que les membres connaissent bien les objectifs du comité et les compétences de chaque membre qui permettront d’atteindre ces objectifs. Il est intéressant de savoir que beaucoup de conseils considèrent qu’un comité constitue pour un membre un bon milieu où apprendre à connaître une organisation avant une nomination éventuelle au conseil. Un comité est donc un bon endroit où les futurs membres du conseil peuvent faire leurs classes et constitue pour un conseil un véhicule de sélection qui lui permet de planifier sa relève.

Soutien du personnel

Les présidents, afin de pouvoir travailler efficacement, ont généralement besoin du soutien des membres du personnel. Ceux-ci doivent donc travailler de près avec le président et participer à la préparation des ordres du jour, lui fournir toute l’information requise pour qu’il travaille avec efficacité et, au besoin, lui donner des conseils et des recommandations.

Production de rapports

Le conseil reçoit des rapports des comités et leur donne suite. Il peut s’agir de rapports périodiques, destinés à faire part au conseil de l’évolution des travaux, ou d’un rapport définitif que le comité produit lorsqu’il a accompli ses tâches. Le rapport comprend des conclusions et des recommandations.

Évaluations périodiques

Les évaluations périodiques font en sorte que le mandat soit respecté, mais aussi révisé au besoin. Elles permettent au conseil d’assurer la bonne direction des affaires ainsi que le renouvellement des membres. Elles doivent avoir lieu périodiquement.

Administrateurs sans papier

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Le journal “Les Affaires” publie un article su Leading Boards !!!!! par DIANE BÉRARD.

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“L’Agence du revenu du Québec, la Régie de l’assurance maladie du Québec, le Palais des congrès, Manufacturiers et exportateurs du Québec, Argex… Les administrateurs de ces sociétés ne se déplacent plus avec des valises remplies de documents. Ils les consultent en ligne, avant aussi bien que pendant les réunions.

Printemps 2011, première réunion du conseil de la nouvelle Agence du revenu du Québec. Le pdg, Jean Saint-Gelais, dépose deux objets sur la table, un cahier et un iPad. Il déclare : «Regardez bien ce document papier, c’est la dernière fois que vous en verrez à nos réunions». Il a tenu parole. À l’hiver 2011, c’est au tour des administrateurs de la RAMQ de passer au conseil sans papier. Ils reçoivent tous un iPad. «J’en rêvais il y a cinq ans déjà, confie Michel Lamontagne, président du conseil de la RAMQ. Mais c’était prématuré.»

Depuis, l’idée et la technologie ont fait leur chemin. L’arrivée des tablettes a fait tomber les résistances. «Une tablette est bien plus facile à utiliser qu’un ordinateur», souligne Ève Giard, vice-présidente associée et secrétaire corporative adjointe à la Caisse de dépôt et placement du Québec. À la Caisse, l’aventure sans papier débute doucement en 2010 par un site sécurisé à l’usage exclusif des administrateurs, qui héberge tous les documents nécessaires au CA. Les administrateurs y accèdent à partir de leur propre ordinateur. Pendant cette phase, Ève Giard et l’équipe du secrétariat de la Caisse leur envoient encore la version papier des documents. Depuis février 2012, la Caisse fournit un iPad à tous ses administrateurs.

Convivialité et ergonomie

Leading Boards, de la firme québécoise du même nom, est une de ces applications permettant d’entreposer les documents des administrateurs. «Nous l’avons créée avec deux préalables en tête : la convivialité et l’ergonomie, explique Jean-Marc Félio, fondateur de l’entreprise. Un administrateur ne doit pas mettre plus de quinze minutes à apprendre à maîtriser les différentes fonctions, et aucun service après-vente ne doit être nécessaire.»

Parmi les avantages, on pense bien sûr à l’élimination du papier et des frais de messagerie ainsi qu’à des gains de temps. Mais il y a plus. Les applications pour les conseils permettent d’entreposer une foule de documents de soutien : vision, mission, règlements, code d’éthique, manuel de l’administrateur… Puisque les documents peuvent être annotés avant la réunion et que ces notes sont privées et peuvent être partagées, on peut imaginer des discussions plus directes au moment de la réunion, chaque administrateur pouvant connaitre déjà certains points de vue de ses collègues. (…)

Trois enjeux sont à considérer avant de larguer le papier, explique Michel Lamontagne. Le fournisseur doit pouvoir garantir la confidentialité des informations hébergées. L’application doit s’avérer conviviale. «Il ne faut pas être plus catholique que le pape, prévient Jean-Marc Félio. Laissez trois mois à vos administrateurs pour s’habituer.» L’application Leading Boards est très économique et permet un bon retour sur investissement.

Source: Administrateurs sans papier

Gouvernance 2.0 : L’actionnariat salarial pour une meilleure gouvernance.

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L’évolution de la gouvernance et du devoir de diligence amène de nouveaux acteurs à apparaitre.
Quel est l’impact de ces nouveaux acteurs dans l’accomplissement du devoir de diligence des conseils d’administration ?

La répartition des pouvoirs dans une entreprise est en train d’évoluer et nous voyons apparaitre de plus en plus d’actionnaires salariés. Cet hybride a en effet un impact très positif sur la gouvernance et le devoir de diligence de l’entreprise.
Les salariés actionnaires se sentent plus impliqué et apporte une vision très différente qui permet d’améliorer l’efficacité tant au niveau stratégique qu’au niveau opérationnel. Il s’agit en réalité d’une connexion entre les différents niveaux hiérarchiques d’une société.
Les objectifs et les décisions de l’entreprise impliquent l’ensemble des points de vue, ce qui à terme améliore la motivation des salariés qui auront dès lors moins le sentiment d’être exploité par la direction. D’autre part l’information circulera mieux entre les différents étages de la hiérarchie, ce qui est une force pour  l’entreprise.
Les actionnaires salariés restent encore trop souvent exclus des conseils d’administration. C’est à l’entreprise elle-même de faire l’effort pour les y inclure davantage, en proposant par exemple des formations de compétences professionnelles de haut niveau, permettant de jauger l’action des dirigeants en matière de finance, de gestion, de management des hommes, de normes IFRS…
En d’autres termes, l’actionnaire salarié est un facteur de saine gouvernance.

Lire plus: L’actionnariat salarié, une arme stratégique

L’administrateur salarié: une voix utile pour une meilleure gouvernance

 

 

 

Administrateurs : le droit d’être informé !

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Voici un excellent article sur les enjeux de la transparence de l’information au sein des conseils d’administration suite à la publication de l’institut français des administrateurs d’un rapport sur l’information de l’administrateur. L’article « Administrateurs : le droit d’être informé ! » a été publié le 27 janvier 2011 sur le blogue le labrador par Andréa Bonhoure.

Petit rappel, L’Institut français des administrateurs (IFA)(dont Alain Martel, est le secrétaire général ) est une association qui contribue à une meilleure gouvernance des entreprises de toutes tailles, cotées ou non cotées, de sociétés mutualistes, coopératives et publiques, associations, fondations, en apportant aux administrateurs les moyens d’exercer pleinement leurs fonctions.

«  L’institut français des administrateurs présente aujourd’hui le résultat de ses travaux sur l’information de l’administrateur. Nous avons demandé à Bernard Dufau, ancien président d’IBM France, administrateur de France Télécom et de Dassault Systèmes de nous expliquer les enjeux attachés à ces réflexions.

Labrador : Vous avez piloté le groupe de travail de l’IFA intitulé : « De quelle information l’administrateur a-t-il besoin et sous quelle forme peut-il y accéder ? ». D’où est née l’idée de cette réflexion ?

Bernard Dufau : Le président de l’IFA, Daniel Lebègue, a estimé, au vu des travaux déjà réalisés par l’IFA, qu’il était nécessaire de se pencher sur ce sujet. En tant qu’administrateur, je sais d’expérience que l’information est fondamentale au bon fonctionnement du conseil d’administration, mais cette question malheureusement n’est que rarement abordée dans les débats sur la gouvernance. C’est pourquoi nous sommes tombés d’accord sur la nécessité d’amorcer une réflexion sur l’information de l’administrateur afin d’aider nos membres à remplir au mieux leurs fonctions et faire ainsi progresser les pratiques de place sans avoir besoin de recourir à l’intervention du législateur.

Le document qui dresse le bilan de vos travaux présente l’information de l’administrateur à la fois comme un droit et un devoir. Pouvez-vous nous en dire plus ?

La tâche de l’administrateur n’est pas facile dans la mesure où il passe évidemment beaucoup moins de temps que la direction à l’intérieur de l’entreprise, ce qui crée une situation d’asymétrie d’information. Il doit donc collecter et assimiler un grand nombre d’informations, tant sur le fonctionnement de l’entreprise elle-même que sur son environnement, notamment réglementaire, et ce, alors qu’il est seul et sans logistique particulière. C’est pourquoi il nous est apparu indispensable d’attirer l’attention sur le fait que l’administrateur a besoin d’une information pertinente, de qualité, délivrée au bon moment, afin de pouvoir prendre une position en toute connaissance de cause. C’est un droit. En contrepartie, il a des devoirs. Il doit étudier toute cette documentation, se renseigner par lui-même, maitriser les techniques d’information et aussi garantir la confidentialité des données qui lui sont transmises.

Précisément sur les techniques d’information, vous évoquez en effet dans le document la nécessité de recourir à tous les outils technologiques utiles, quitte à se former si nécessaire à leur utilisation. Internet joue évidemment un rôle majeur, mais qu’en est-il de la sécurité ?

Nos travaux sur l’information de l’administrateur ouvrent la voie à de nombreuses pistes de réflexion.  Il est vrai qu’on ne peut évoquer l’échange d’information sans se préoccuper de leur sécurité. Cela correspond d’ailleurs à un besoin de l’administrateur sur lequel il conviendra de se pencher avec l’aide d’experts en informatique. Pour l’heure, les réflexions générales se concentrent davantage sur l’entreprise que sur ses administrateurs.

Votre rapport propose un tableau de bord de l’administrateur et du conseil assortis d’indicateurs.

Il s’agit de recenser de façon claire et synthétique l’ensemble des documents indispensables à l’administrateur au titre de la stratégie de l’entreprise, la maitrise des risques et la conformité, les éléments financiers, l’éthique et la gouvernance, l’environnement, l’humain et le social. Pour chaque domaine, nous avons listé les informations utiles et proposé que les conseils précisent par des codes couleur leur niveau de disponibilité. Si l’on parvenait déjà à ce que les entreprises soient en mesure de fournir aux membres des conseils d’administration l’ensemble des documents recensés dans ce tableau, on aurait fait un grand pas dans le sens d’une meilleure gouvernance. Pour l’instant, il y a encore des progrès à faire…

Les bonnes pratiques que vous décrivez concernent le conseil d’administration en général. Pourquoi ne pas les avoir déclinées pour chaque comité du conseil ?

Parce que l’essentiel est que le conseil ait accès à l’ensemble des informations. Libre aux entreprises d’adapter le tableau de bord que nous proposons en l’affinant par des données relatives à chaque comité. Il est évident que les informations sur les éléments financiers seront observées plus attentivement par le comité d’audit. Le plus important au stade où nous en sommes est qu’elles soient disponibles.

Propos recueillis par Andréa Bonhoure »

 

À travers cet article, nous constatons toute l’importance pour les conseils d’administration de pouvoir accéder rapidement et de manières sécurisées à leurs informations. Comme l’article le mentionne : l’utilisation des nouvelles technologies et d’internet se révèle être un atout en terme de diffusion et d’échange d’information. La solution de portail web que propose Leading Boards est une bonne alternative pour les conseils d’administration qui souhaite accéder à leur information partout et en tout temps, en préservant la confidentialité des documents et de l’information.

Dans un contexte où les obligations des conseils d’administration sont de plus en plus importantes, il est intéressant pour eux d’adopter le concept de conseil sans papiers.

 

Source de l’article : « Administrateurs : le droit d’être informé ! » par Andréa Bonhoure

Les conseils sans papiers sont de plus en plus nombreux

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Les Portails web pour conseil d’administration gagnent en popularité parmi les administrateurs, avec 1,2 million d’iPads et autres tablettes numériques maintenant utilisés des fins professionnelles.

Comment expliquer ce phénomène qui pousse les conseils d’administration à passer de document papier au numérique ?

Les dirigeants et administrateurs doivent rester à l’écoute des événements de leur entreprise chaque minute de la journée et partout dans le monde. Les entreprises doivent couper le cordon avec leurs anciennes méthodes de communiquer et adopter de nouveaux dispositifs mobiles. Selon PCWorld, 1,2 millions d’iPads sont maintenant utilisés pour des fins professionnelles et ce nombre augmente de 800.000 par mois.

Une étude de KPMG (services en audit et en fiscalité, et services-conseils) effectuée en 2011 révèle que 50 %  des directeurs déclarent utiliser un portail en ligne pour les communications du conseil d’administration. Chiffre en hausse de 9 % comparé à 2009.

L’époque de l’assemblage de dossiers colossaux, et des sessions d’impression à la dernière minute est révolue. Maintenant, nous voyons de plus en plus d’entreprises qui utilisent les portails en ligne pour effectuer des tâches telles que le téléchargement des dossiers avant la réunion, l’actualisation des ordres du jour et des activités des comités de gestion depuis n’importe quel endroit dans le monde.

Les entreprises se tournent maintenant vers les portails dédiés fournis avec des applications mobiles, qui offrent généralement un ensemble de fonctionnalités plus larges et des interfaces utilisateurs plus intuitives que de simples portails web. Selon Apple, 86% des fortunes 500 utilisent ou ont testé ce genre d’application sur iPad.

L’introduction de dispositifs mobiles dans les conseils d’administration peut leur fournir un certain nombre d’avantages. Avec la capacité à rationaliser le flux de documents et de favoriser la communication en temps réel des tablettes numériques comme l’iPad, il est plus facile pour les membres du conseil de rester à jour sur les informations en temps voulu, et de prendre des décisions importantes rapidement. De plus, ces appareils mobiles peuvent soulager les secrétaires corporatifs de la paperasse traditionnellement impliquée dans la gestion d’un conseil d’administration.

 

Source: More Boardrooms Evolve From Paper to iPad

Comment améliorer la vigilance de votre conseil d’administration ?

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Comment faire face aux nouvelles législations qui obligent les entreprises à faire preuve d’une plus grande vigilance ?

Ce n’est pas par mauvaise volonté si les conseils d’administration manquent de vigilance… quand on vous demande de fouiller dans une pile gargantuesque de documents avec un classement hasardeux, il est souvent difficile d’arriver à être 100% vigilant…

Difficile, avez-vous dit ? Une entreprise relève le défi et propose à sa clientèle, la transmission totale de l’information.  Leading Boards en a fait sa profession : passer d’une pile gargantuesque à un conseil numérique.

Leading Boards propose des portails web conviviaux et sécurisés qui permettent aux conseils d’administration de centraliser leurs informations (documents, réunions, ordre du jour…) et d’y accéder rapidement et facilement par le biais de puissants moteurs de recherche.

Outre la fonctionnalité de gestion des réunions et des documents, le portail propose un panel de fonction accessoire qui améliorera le devoir de diligence et de gouvernance de l’entreprise.

On retiendra entre-autres la possibilité d’annoter  les documents et de partager aisément de nouvelles idées, la possibilité de créer des sondages et des débats entre les membres, la possibilité d’envoyer des messages intra-mail et biens plus encore…

L’application de Leading Boards est maintenant disponible sur iPad en la téléchargeant dans l’App Store. Pour utiliser l’application iPad, les conseils d’administration doivent être clients de Leading Boards et avoir un compte valide.

Quizz Conseil d’administration, Un Quizz à Pièges …

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Voici un petit questionnaire qui vous permettra de tester vos connaissances sur le rôle, les responsabilités et les préoccupations des administrateurs.

1- Un membre du conseil d’administration peut utiliser ses pouvoirs d’administrateur quand il s’adresse à un employé.

Vrai ☐ Faux ☐

 2- Le président peut agir seul sans nécessairement consulter les autres membres du CA.

Vrai ☐ Faux ☐

3- Le conseil d’administration n’a pas l’obligation de consulter l’assemblée générale en cours d’année même pour les questions importantes comme la mission de l’organisation.

Vrai ☐ Faux ☐

4- L’assemblée générale est souveraine et peut annuler une décision du CA.

Vrai ☐ Faux ☐

 5- Le CA doit autoriser toutes les dépenses de l’organisation de plus de 5 000$.

Vrai ☐ Faux ☐

6- Le CA a le pouvoir de congédier le directeur.

Vrai ☐ Faux ☐

 7- Chaque nouveau CA doit revoir la mission pour s’assurer qu’elle correspond aux valeurs des membres du nouveau CA.

Vrai ☐ Faux ☐

8- Il doit obligatoirement y avoir un membre du personnel qui siège au CA.

Vrai ☐ Faux ☐

9- Seul le président du conseil du conseil d’administration peut animer les réunions du CA.

Vrai ☐ Faux ☐

10- Les procès-verbaux des réunions des conseils d’administration doivent être rendus disponibles à tous les membres du personnel.

Vrai ☐ Faux ☐

11- Il doit obligatoirement y avoir un membre du conseil d’administration qui participe aux comités.

Vrai ☐ Faux ☐

12- Les nouveaux membres des conseils d’administration doivent consulter les documents officiels produits par l’organisation (Règlements généraux, règlements de régie interne, diverses politiques…) avant de participer aux décisions du CA.

Vrai ☐ Faux ☐

 13- Un membre du CA peut être tenu responsable personnellement d’obligations financières de la corporation même s’il agit de bonne foi comme administrateur.

Vrai ☐ Faux ☐

14- Tous les membres du conseil d’administration doivent être soit actionnaires, soit des employés.

Vrai ☐ Faux ☐

15- Le président du CA peut rencontrer personnellement un membre du personnel s’il considère qu’il ne fait pas son travail adéquatement.

Vrai ☐ Faux ☐

16- Si des actionnaires ne sont pas d’accord avec une décision du CA, ils peuvent convoquer une assemblée générale et le CA doit accepter la décision de l’assemblée.

Vrai ☐ Faux ☐

17- Une personne reconnue coupable de conduites en état d’ébriété doit démissionner du conseil d’administration, car c’est un acte criminel.

Vrai ☐ Faux ☐

 

Résultats:

1. faux                          7. faux                     13. Vrai

2. faux                          8. faux                     14. Faux

3. Vrai                           9. faux                     15. Faux

4. faux                         10. faux                    16. Faux

5. faux                         11. Vrai                     17. Faux

6. Vrai                          12. Vrai