Comment communiquer avec les parties prenantes du conseil d’administration ?

La première réponse venant à l’esprit est sans hésitations « par e-mail ». Cependant, la communication par e-mail comporte des pièges et peut représenter un réel danger pour la confidentialité des informations transmises.

« Un mail, c’est l’équivalent d’une carte postale dont chaque centre de tri conserverait une photocopie… » Annonce le célèbre avocat blogueur Maître Eolas. En effet, une fois le mail envoyé en dehors d’un réseau sécurisé, on fait face à de grands risques en termes de confidentialité. Il en va de même pour les documents joints au mail.

Pour le bon fonctionnement d’un conseil d’administration l’information est primordiale. Les administrateurs doivent accomplir un devoir de diligence qui comporte l’obligation de se renseigner de manière adéquate avant toute décision afin de pouvoir prendre position de manière éclairée. Les administrateurs doivent avoir accès facilement à tous les documents qui leur sont utiles à la prise de décision et peuvent à leur tour transférer des informations aux autres membres du conseil. En l’absence d’un réseau tel un conseil sans papier ou d’une solution sécurisée, ces informations sont donc envoyées par e-mail. Cela peut porter atteinte à leur confidentialité et représenter un risque majeur si les données sont de nature sensible comme des éléments financiers.

Plusieurs affaires témoignent des risques de confidentialité liés à la communication par e-mail dont la plus récente concerne la Réserve fédérale des États-Unis dont une information sensible a été diffusée par accident 19 heures avant son annonce officielle. Mme Smith, la porte parole du groupe, a affirmé que « Cette libération était tout à fait accidentelle et cela concernait une liste de contacts professionnels qu’un individu avait. »

Les quatre risques majeurs de la communication par e-mail sans réseau sécurisé sont:

• Utiliser une mauvaise liste de diffusion, des individus qui ne devaient pas avoir une information la reçoivent.
• Émettre une erreur dans l’adresse e-mail du destinataire, celui-ci ne recevra jamais le mail.
• Tout contenu envoyé au format Word, PDF et dans le corps de l’e-mail est modifiable et peut être détourné.
• L’e-mail peut ne jamais être délivré.

De nouveaux outils, permettent d’éviter ces risques tout en facilitant les échanges entre les membres d’un conseil d’administration : le conseil sans papier.

Le portail Leading Boards permet aux parties prenantes d’accéder selon leurs droits d’accès à leurs réunions, aux ordres du jour et à leurs documents sur une plateforme sécurisée et conviviale. Les utilisateurs peuvent rechercher facilement les documents, y apposer des notes et échanger entre membres via des courriels internes et hautement sécurisés. L’information ne circule plus librement sur Internet, les risques de confidentialité et la diffusion accidentelle de données disparaissent.